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Votre rôle dans un emploi secrétaire

Dans ce genre d'emploi, les secrétaires et les réceptionnistes jouent un rôle de soutien dans les organisations où ils sont employés pour entreprendre diverses tâches administratives.

Principales responsabilités:

  • Répondre aux appels téléphoniques et les rediriger si nécessaire
  • Gérer l'agenda quotidien / hebdomadaire / mensuel et organiser de nouvelles réunions et rendez-vous
  • Préparer et diffuser de la correspondance, des notes de service et des formulaires

Que fait une secrétaire dans son travail?

Les secrétaires et les administrateurs contribuent au bon fonctionnement de l'organisation en prenant en charge les tâches administratives et organisationnelles qui font fonctionner l'organisation. Le titre d'emploi «administrateur» et «secrétaire» peut être utilisé de manière interchangeable pour décrire le même rôle, ou «secrétaire» peut être un autre nom, plus démodé, pour un assistant personnel ou un assistant exécutif.

Les responsabilités typiques d'un emploi secrétaire comprennent:

  • répondre aux appels, prendre des messages et gérer la correspondance
  • tenir des journaux et organiser des rendez-vous
  • taper, préparer et collationner des rapports
  • dépôt
  • organiser et servir les réunions (produire des ordres du jour et prendre des minutes)
  • gérer des bases de données
  • hiérarchiser les charges de travail
  • mettre en œuvre de nouvelles procédures et de nouveaux systèmes administratifs
  • assurer la liaison avec les organisations et les clients concernés
  • coordination des envois postaux et des tâches publicitaires similaires
  • consignation ou traitement des factures ou des dépenses
  • agir comme réceptionniste et / ou rencontrer et saluer les clients
  • si plus de cadres supérieurs, recrutant, formant et supervisant du personnel subalterne

C'est quoi le travail d'une secrétaire dentaire?

Une secrétaire dentaire assiste aux patients au téléphone et en personne. Elle coordonne et organise les rendez-vous et l'administration afin de faciliter le fonctionnement efficace du cabinet dentaire.
Les secrétaires dentaires travaillent en «première ligne» des cabinets dentaires, en tant que premier point de contact avec les patients que ce soit par téléphone ou à leur arrivée. Le lien suivant vous permet de trouver un emploi secrétaire dentaire
Elle réserve de nouveaux rendez-vous pour patients, accueillir les visiteurs, organiser les rendez-vous et entreprendre d'autres tâches non cliniques de nature administrative.
Pour plus d'infos sur la description du métier de secrétaire dentaire 

C'est quoi le travail d'une secrétaire médicale?

Une secrétaire médicale soutient le personnel médical en représentant les médecins; elle tri le courrier, des documents et des appels téléphoniques; planifie les rendez-vous des patients et organise les renvois; facture les patients et les tiers payeurs; contrôler les comptes débiteurs; transcription de la dictée; préparer des rapports médicaux, des antécédents médicaux, des notes d'opération, des manuscrits et de la correspondance; tenir les dossiers du bureau et les dossiers des patients. Cliquez sur le lien suivant pour être embauché(e) pour un emploi secrétaire médicale

En résumé elle soutient le cabinet médical. Les patients, les visiteurs et le personnel médical se tourneront vers elle pour obtenir des informations et les aider à résoudre leurs problèmes administratifs.

La secrétaire médicale devrait être efficace et parler avec une expérience dans la gestion d'un cabinet médical. Son objectif sera toujours d’assurer le bon déroulement des opérations dans les installations médicales, afin que les patients reçoivent les meilleurs soins possibles.

Pour plus d'infos sur la description du métier de secrétaire médicale.

C'est quoi le travail d'une secrétaire juridique?

Pour un emploi secrétaire juridique, les employeurs recherchons un secrétaire juridique spécialisé pour effectuer diverses tâches administratives et de bureau. Vous travaillerez sous la supervision d'un avocat et apporterez également votre soutien dans les affaires judiciaires assignées.

L'objectif est de maintenir l'efficacité de toutes les procédures de bureau et de la gestion des cas afin de garantir la fiabilité et la cohérence.

Pour plus d'infos sur la description du métier de secrétaire juridique.

Employeurs typiques des secrétaires

Un grand nombre d'organisations dans les secteurs public et privé emploient des secrétaires et des administrateurs.
Les emplois peuvent généralement être trouvés sur les conseils d'emplois, directement sur les sites Web de l'employeur, à travers les agences de recrutement et dans les versions imprimées et en ligne des journaux locaux et nationaux.

Qualifications et formation requises
Les qualifications académiques formelles ne sont pas toujours nécessaires, bien que certains peuvent demander un diplôme, auquel cas un diplôme en anglais, en affaires, en informatique ou en sciences de l'information peut être bénéfique.
La plupart des employeurs exigent que les candidats aient une expérience de travail administrative ou de bureau; Une expérience pertinente peut être acquise en passant par des agences de recrutement. Ceci, à son tour, peut conduire à un travail permanent.
Certaines organisations demandent la possibilité de taper un certain nombre de mots par minute ou d'avoir de l'expérience dans l'audiotypage; Cependant, la sténographie n'est plus demandée en standard. Une gamme ou des cours de formation de secrétariat sont disponibles en ligne ou via des collèges de formation continue.

Compétences clés pour une secrétaire

  • Bonnes compétences en communication, service à la clientèle et renforcement des relations
  • Compétences en équipe
  • Compétences en organisation et en gestion du temps
  • Attention au détail
  • Techniques de négociation
  • Affirmation de soi
  • La flexibilité
  • Tact, discrétion et diplomatie
  • La capacité d'être proactif et d'utiliser votre initiative: voir ce qu'il faut faire et le faire
  • La possibilité d'utiliser des progiciels standard (par exemple Microsoft Office) et d'apprendre des paquets sur mesure si nécessaire

Exigences pour être embauché dans un emploi de secrétaire

  • Expérience de travail éprouvée en tant que secrétaire ou assistant administratif
  • Familiarité avec l'organisation du bureau et les techniques d'optimisation
  • Haut niveau de capacité multitâche et de gestion du temps
  • Excellentes compétences de communication écrite et verbale
  • Intégrité et professionnalisme
  • Maîtrise de MS Office

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Pour ceux qui ne font pas la différence entre une réceptionniste et une secrétaire voici leurs tâches en général:

En majorité de temps, voici les tâches et responsabilités principales dans un emploi de secretaire / réceptionniste ou adjointe administrative:

  • Sous la supervision directe / étroite, effectue une variété de tâches de bureau et de secrétariat de base et de routine. Ceux-ci peuvent inclure, mais ne sont pas limités à:
  • Préparer et dactylographier la correspondance de routine, les lettres types et les rapports
  • Répondre aux appels téléphoniques et d'acheminement à la personne appropriée,
  • Accueillir les visiteurs et les patients, s'il y a lieu, et les conduire à l'endroit ou à la personne appropriée, au besoin.
  • Établir et maintenir des systèmes de classement et des bases de données de base, selon le cas.
  • Remplir les formulaires et les rapports requis par les divers bureaux de l'entreprise et les fournisseurs et agences externes.
  • Consigner les procès-verbaux des réunions et fournir les documents résultants au besoin.
  • Faire des copies de la correspondance et d'autres imprimés comme requis par le gestionnaire.
  • Préparer les commandes d'achat en utilisant l'application logicielle appropriée.
  • Aider les fonctions et les responsabilités des comptes débiteurs et des comptes créditeurs du ministère ou de l'établissement, au besoin.
  • Distribution du courrier entrant.
  • Maintenir le calendrier et les horaires quotidiens.
  • Planification des rendez-vous et organisation de réunions.
  • Maintenir l'inventaire des formulaires et des fournitures de bureau nécessaires.
  • Aider avec diverses fonctions administratives du personnel de base au besoin.
  • Faire office de suppléance aux autres employés de bureau au besoin.
  • Aide à la collecte des données sur le profil statistique des patients et sur l'amélioration continue de la qualité.
  • Aide aux exigences de déclaration de fin de mois
  • Aide à la vérification des dossiers pour la conformité continue aux normes des dossiers médicaux.
  • Conserve des dossiers précis sur l'hospitalisation, les déplacements des patients, etc. pour faciliter la coordination de la planification des patients, des tests auxiliaires, etc.
  • Prépare les dossiers médicaux pour le fac-similé ou le courrier liés au voyage, à la transplantation, à l'invalidité et autres.
  • Organise des voyages pour les patients en contactant et en fournissant les dossiers médicaux demandés.
  • Coordonne avec la paperasse patient transitoire.
  • Coordonne les placements de transfert et les confirmations avec le gestionnaire clinique.
  • Confirme que les documents d'admission sont complétés et envoyés au (x) service (s) désigné (s), comme la facturation, la collecte, la télécopie et la numérisation.
  • Aider avec les recommandations de rendez-vous médicaux et la planification.
  • Aider à la coordination des transports et des références.

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