Emplois chez Autorité des marchés financiers

Adjoint administratif, adjointe administrative au président-directeur général

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SOMMAIRE DE L'EMPLOI
Posté : 13 déc. 2019
Date d'entrée en fonction : 14 janv. 2020
Nbr de postes : 1
Horaire de travail : Temps plein
DESCRIPTION

Autorité des marchés financiers

 

Adjoint administratif, adjointe administrative au président-directeur général

Référence : 268

Durée : Permanent, temps plein

Endroit : Montréal

 

Nous sommes à la recherche d’un adjoint administratif ou d’une adjointe administrative ayant un sens de l’initiative développé afin de travailler en étroite collaboration avec le président-directeur général de l’Autorité.

 

Dans ce rôle, il ou elle devra assister et soutenir le président-directeur général en réalisant des activités de planification d’agenda, de coordination et de suivi des opérations des activités administratives.

 

L’adjoint administratif ou adjointe administrative sera un agent facilitateur et collaborateur clé entre diverses parties prenantes tant à l’interne qu’à l’externe. La collaboration sera au cœur de la réussite de son mandat.

 

Principales responsabilités :

  • Gérer l’agenda, certains courriels, la correspondance, les appels téléphoniques et les déplacements;
  • Planifier et organiser efficacement la logistique de réunions et de comités impliquant des intervenants internes et externes ainsi que le président-directeur général et assurer le suivi nécessaire;
  • Contribuer activement à la préparation, à la révision et au montage de documents et de présentations;
  • Assurer la gestion administrative du comité de direction et de autres dossiers importants;
  • Réviser et s’assurer de la qualité de toutes les communications du président-directeur général destinées à l’interne et à l’externe;
  • Collaborer à la préparation de divers documents et veiller à la qualité des documents déposés;
  • Préparer les comptes de dépenses;
  • Régler un grand nombre de détails administratifs;
  • Suivre les échéanciers de suivi auprès des différents intervenants;
  • Collaborer activement avec les adjoints ou adjointes des différentes vice-présidences, surintendances et directions générales.
  • Au besoin, et sur demande, accomplir toute tâche connexe requise par son supérieur.

 

Exigences, qualifications et habiletés professionnelles :

  • La personne doit détenir un diplôme d’études collégiales en techniques de bureau ou l’équivalent;

ET

  • Posséder six années d’expérience pertinente en secrétariat avec des membres de la haute direction ou avoir un potentiel de développement rapide;
  • Avoir un souci d’excellence dans la prestation avec les clients;
  • Avoir du tact et un sens politique très aiguisé;
  • Démontrer d’excellentes compétences en organisation du travail et gestion des priorités;
  • Avoir de l’initiative, de la rigueur et de l’autonomie;
  • Avoir des connaissances avancées de la suite Microsoft (Word, Excel, Outlook, PowerPoint);
  • Détenir des habiletés et de la polyvalence dans l'utilisation des différentes technologies de l’information;
  • Avoir une excellente connaissance des langues française et anglaise, à l’oral et à l’écrit;
  • Faire preuve de grande discrétion, de jugement et de diplomatie;
  • Avoir une capacité à développer et à maintenir de solides relations avec les clientèles externes et internes;
  • Avoir une capacité très importante à travailler en équipe, avoir un sens du service et de la collaboration;
  • Respecter des délais serrés et être capable de travailler efficacement sous pression et de façon autonome.