Adjoint.e Administratif.ive

Principales tâches

·           Prendre les messages, les appels, faire les corrections, si nécessaire, des changements pour la popote roulante et les envoyer par courriel. Prendre en note les commandes de repas congelés et les transmettre à l’Association par courriel.

·           Prendre en note les demandes de nos utilisateurs pour leurs rendez-vous médicaux, trouver un bénévole qui va accompagner l’utilisateur. Faire la compilation de tous ces rendez-vous. Générer des rapports de statistiques.

·           Gestion de la petite caisse

·           Soutien au système de boîtes vocales WEBEX (Vidéotron)

·           Soutien au système de paie et d’embauche Employeur D

·           Transmettre les heures travaillées des employés pour les paies

·           Faire la gestion des comptes payables et recevables.

·           Vérifier l’état de compte mensuel des comptes bancaires et VISA et jumeler les factures correspondantes pour l’envoi au comptable à sa demande.

·           Communiquer avec les usagers de la popote afin de leur confirmer le prix des repas du mois précédent. Préparer le bordereau du dépôt des chèques et de l’argent reçu de la popote roulante et mettre à jour le canevas.

·           Planifier et assister aux réunions et rédiger les procès-verbaux pour le conseil d’administration, prendre les minutes détaillées de même que pour le rapport annuel et l’assemblée générale annuelle. Vérification du document incluant l’orthographe et la formulation.

·           Rédiger des courriels, compiler et modifier des fichiers Excel de distribution de la popote roulante.  Générer des rapports de statistiques pour le rapport annuel.

·           Développer et maintenir un système de classement.

·           Mettre à jour les politiques et procédures du bureau.

·           Gérer les listes de contacts et les anniversaires de nos utilisateurs.

·           Créer des documents de présentations.

·           Maintenir l’inventaire des fournitures en vérifiant les stocks pour en déterminer le niveau, anticiper les commandes de fournitures nécessaires.

·           Effectuer des tâches administratives, telles que la numérisation, etc.

·           Gérer les informations sensibles de manière confidentielle.

·           Maintenir à jour les registres des journées de maladie et des congés des employées.

·           Après l’assemblée générale annuelle, mettre à jour le Registraire des entreprises

·           Faire la reddition de comptes au Ministère

·           Toute autre tâche connexe

Qualifications et compétences :

§  Excellent Français tant à l’oral qu’à l’écrit

§  Excel intermédiaire, connaissance des tableaux croisés dynamiques un atout

§  Esprit d’équipe

§  Autonomie

§  Bon sens de l’organisation

§  Facilité de communication et flexibilité