Adjoint(e) Administrative
- Atocas Bédard inc
- ST-LOUIS-DE-BLANDFORD,QC
SOMMAIRE DE L'EMPLOI
Posté : 29 sept. 2026
Date d'entrée en fonction : 06 oct. 2026
Salaire : 25$ à 28$ de l'heure
Heures par semaine : 40.00
Nbr de postes : 1
Horaire de travail : Temps plein
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Catégorie(s) : | Adjoint(e) administrative, |
DESCRIPTION
RESPONSABILITÉS
Réception et secrétariat
o Accueillir les visiteurs et les diriger au bon endroit;
o Répondre au téléphone, prendre les messages et veiller à les acheminer;
o Traiter et acheminer le courrier (site web) et répondre selon les formules standard;
o Gérer la réception des marchandises diverses :
o S’assurer de la coordination et aviser le supérieur pour remettre la marchandise à qui de droit, afin d’éviter qu’elle ne traîne dans la réception
o Gérer les expéditions de baies de façon sécuritaire et s’assurer du respect des procédures en place : cadenassage du réfrigérant, vérification de la remorque, bons de livraison et traitement des PO avec Itrade
o gestion des palettes CHEP : commande, coordonner transport.
o Gérer l’inventaire en papeterie fournitures de bureau (prendre action pour supporter l’équipe administrative);
o Veiller au l’entretien et au bon fonctionnement du photocopieur;
o S’il y a lieu participer aux réunions de la direction et prendre les minutes;
o Soutenir l’équipe de direction dans la rédaction de présentations PowerPoint, affiches et de ses besoins;
o Classer les divers documents.
Comptabilité
o Rapports des ventes hebdommadaire vs comptes à recevoir les mises à jour :
o Hebdomadaire en période saisonnière :
§ Bleuets de juillet à fin septembre
§ Canneberges d’août à fin décembre
o Rapports des ventes par catégorie, par client, global
§ Bleuets
§ Canneberges
Comptes à payer :
o Classer les factures;
o Faire les envois postaux des paiements aux fournisseurs;
Envoi par messager (purolator… autres) :
o Supporter la direction dans ce sens
Gestion de la paie
Dossier des employés :
o Mise à jour des Fiche employé annuellement / TET à l’arrivée :
§ Compléter les documents du gouvernement : UPA, ass maladie, ass social. Vérifier passeport scanner.
o Créer ou activer le numéro de poinçon des nouveaux employés ou retour saison et faire l’ouverture du dossier de l’employé
o Garder à jour la liste des employés (effectuer le suivi des anniversaires/carte de souhaits gestionnaire).
o Effectuer toutes tâches reliées au support du service des RH
o Tenir à jour le registre des absences et les pièces justificatives déposé au dossier
Hebdomadairement lundi am, faire le bilan/triage « Clockin/poinçoin) rapport de temps des divers départements :
o Atocas Bédard Inc.
o Perfect Berries Inc.
TET :
· Gérer le site AMIGOS
· Faire les demandes d’inspection des maisons des TET
· S’assurer de faire la mise à jour, suivi du statut des demandes pour l’arrivée des TET de la saison à venir (s’assurer du calendrier des dates d’arrivée)
· S’assurer avec la direction (1er temps) et FERME pour les billets d’avion (arrivée / départ);
Gestion des certifications / ventes grandes Chaînes / Exportation
Suivi et mise à jour des dossiers :
o Maintenir à jour les cartables et dossiers numériques de certification (Global GAP, GRASP, CanadaGAP, Écocert Biologique) pour la saison en cours
o Valider que les registres exigés sont complétés et classés par les différents départements : pulvérisation, irrigation, hygiène, entretien, contrôle des nuisibles, étalonnage des équipements
o Compiler et classer les registres de traçabilité (récolte, lot, entreposage, expédition) afin de permettre un exercice de rappel simulé en tout temps
o S’assurer de la disponibilité des lettres de garantie requises (compost, glace, cire, nettoyage par un tiers, etc.)
Volet social — GRASP :
o Tenir à jour les dossiers requis pour l’audit social : contrats de travail, preuves d’âge, registres de paie et de présence
o S’assurer que la politique sur les droits de la personne et le mécanisme de plaintes sont affichés et accessibles aux travailleurs
o Soutenir la direction dans la préparation des entrevues avec les travailleurs et leurs représentants lors des audits GRASP
Préparation et suivi des audits :
o Planifier les dates d’audit avec les organismes de certification et coordonner la logistique sur place
o Compléter les listes d’auto-évaluation avant chaque audit externe
o Assurer le suivi des non-conformités et des mesures correctives jusqu’à leur fermeture, dans les délais prescrits
o Conserver les certificats et registres pour une durée minimale de 4 ans, tel qu’exigé par les programmes
Exportation
o Valider la mise à jour de toute la documentation liée à l’accréditation Global GAP en vue de l’exportation.
o Responsabilité administrative du programme de gestion de la qualité de l’entreprise
En saison d’emballage, travailler en étroite collaboration avec le directeur du développement des affaires :
o Faire les demandes de phytosanitaire, préparer les bons de livraison, factures, demandes AWB et coordonner le transport
EXIGENCES DU POSTE
Formation
o Formation en bureautique ou en administration avec profil en compatbilité, ou autre formation équivalente.
Savoir faire
o Posséder un minimum de sept (7) à douze (12) mois d'expérience dans un poste similaire
o Bonnes connaissances des logiciels de la suite Microsoft Office plus particulièrement Excel.
o Expérience dans la gestion de la paie et connaissance d’un ou de plusieurs logiciels de paie. Paie Desjardins sera considéré un atout.
o Connaissance de Itrade pour les ventes des grandes chaines
o Connaissance des normes de certification agroalimentaire (Global GAP, GRASP, Canada GAP, Écocert) sera considérée un atout.
o Excellente communication en français et en anglais, tant à l'oral qu'à l’écrit.
o L’espagnol sera considéré comme un atout.
Savoir être
o Capacité à vivre et à incarner les valeurs de respect, de collaboration, de reconnaissance, de qualité, de partage et de santé et sécurité au travail.
o Être proactif, organisé, savoir gérer les priorités et posséder une bonne tolérance au stress.
o Posséder d’excellentes aptitudes à communiquer en plus de faire preuve de dynamisme et d’une bonne capacité d’écoute.
o Faciliter à communiquer et établir des relations de proximité avec les clients, partenaires et collègues.
o Posséder un haut niveau d’intégrité et de professionnalisme.
o Démontrer une ouverture d’esprit face au changement et à l’apport de nouvelles idées.
o Capacité à apprendre de ses erreurs tout en gardant sa bonne humeur.
o Agir de façon sécuritaire, sens de l’initiative et de l’autonomie.
