Adjoint-réceptionniste

  • Société alzheimer de l'outaouais québécois
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SOMMAIRE DE L'EMPLOI
Posté : 11 juil. 2019
Date d'entrée en fonction : 12 août 2019
Salaire : selon expérience de 16,12$ à 20,05$ - de l'heure
Heures par semaine : 35.00
Nbr de postes : 1
Horaire de travail : permanent temps plein jour
DESCRIPTION

Sous la supervision de la coordonnatrice des services et des bénévoles et conformément avec l'énoncé de la mission ainsi que des valeurs mises de l'avant par l'organisme, l'adjoint réceptionniste est responsable de : ADMINISTRATION Assurer la réception téléphonique et le transfert d'appels;

Accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes;

Assurer la réception, l'envoi et le traitement du courrier;

Procéder aux locations de la salle de formation et à la préparation des salles pour rencontres diverses;

Effectuer les commandes et tenir l'inventaire des fournitures du bureau et des produits d'entretien;

Procéder à la location de voiture pour l'équipe de la SAO;

Procéder aux envois de courrier postal;

Procéder aux envois postaux et électroniques relatifs à la paie des employés;

Assurer le bon fonctionnement et l'entretien du matériel informatique (photocopieur, ordinateur, téléphone, etc.);

Effectuer la saisie de données dans ProDon pour les dons et les reçus d'impôts;

Assurer le suivi des dons en ligne;

Procéder à l'inscription des entrées d'argent au livre de reçus;

Effectuer la saisie de données dans le logiciel de gestion des dossiers familles et bénévoles (Hestia);

Effectuer des appels et des suivis auprès des bénévoles.

RÉPIT-STIMULATION Effectuer l'entrée de données pour la reddition de compte;

Effectuer l'entrée de données pour les feuilles de route des accompagnateurs et la facturation;

Numériser et transmettre les notes d'accompagnement aux familles;

Préparer les dossiers d'information des familles remis aux accompagnateurs et le dossier interne;

Faire du classement.

FORMATIONS ET CONFÉRENCES Procéder aux inscriptions des participants pour les différents services offerts par la SAO, tels que : ateliers, groupes de soutien, formations, conférences, etc.;

Faire le suivi des inscriptions;

Effectuer les appels pour les personnes inscrites sur les listes d'attente..Orientation vers la clientèle Communication interpersonnelle Autonomie Sens des priorités Souci de la qualité du travail Être organisé Esprit d’initiative.DEP ou AEC en administration et/ou en secrétariat;

Expérience de travail d’un minimum de 2 ans dans un poste de soutien administratif et réception;

Bilinguisme parlé et écrit (français et anglais);

Maîtrise des logiciels et des outils informatiques;

Faire preuve de l’absence d’antécédents judiciaires en lien avec l’emploi.

Travail de 8h30 à 16h30 du lundi au vendredi Avantages Milieu de travail accueillant, dynamique et humaniste créé par une équipe mobilisée.

Congés de maladie, assurances collectives, 11 journées fériées, programme Mieux-être, RVER contribution employeur et stationnement gratuit sur place.

Valeurs organisationnelles Respect, excellence, éthique professionnelle et travail d’équipe.

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