Emplois chez AREQ (CSQ)

Adjointe administrative

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SOMMAIRE DE L'EMPLOI
Posté : 16 mai 2024
Date d'entrée en fonction : 04 juin 2024
Salaire : entre 54 964 $ et 62 348 $ par année
Heures par semaine : 32.50
Nbr de postes : 1
Horaire de travail : Permanent, temps plein
DESCRIPTION

Description sommaire du poste 

Sous la supervision immédiate de la direction adjointe et en collaboration avec l’équipe du personnel de soutien de l’AREQ, la personne assistera les conseillères et conseillers responsables de différents dossiers. Dans le cas présent, il s’agit de la sécurité sociale (assurance collective et régimes de retraite), de l’action sociopolitique, de l’environnement, de la condition des femmes et des hommes aînés, ainsi que certaines tâches bureautiques pour appuyer la personne responsable des finances.

Elle voit à la coordination des activités qui en découlent : préparation et tenue de rencontres, mise en forme de documents, suivis et échanges avec les membres des comités, etc.

Tâches et responsabilités

Effectue, à l’aide des logiciels appropriés, différentes activités de secrétariat, dont la rédaction, la mise en page, la mise à jour de documents d’information selon les standards de l’Association. Également, conçoit des tableaux, des chiffriers, des formulaires, des infolettres et des diaporamas (PPT).

S’assure de la qualité des documents produits par son secteur, en ce qui a trait à l’orthographe et à la grammaire.

Collabore avec les personnes relevant de son affectation dans la préparation de réunions, de formations ou tout autre type de rencontre; en règle l’organisation technique et matérielle; procède aux convocations et prépare la documentation.

Sur demande, assiste aux réunions, rédige les comptes rendus et prépare les formulaires Web pour l’évaluation.

Exerce un suivi sur le cheminement et les échéances des documents à présenter aux diverses instances de l’AREQ. Effectue les rappels nécessaires auprès des personnes conseillères.

Effectue diverses recherches propres à son secteur et collige des informations dans le but de dégager et d’assister les personnes conseillères. Répond aux demandes d’information concernant son secteur. Prend des décisions de nature courante.

Reçoit et donne suite aux appels, aux courriels et à toute correspondance courante nécessitant une attention particulière dans les dossiers relevant de son affectation.

Assume l’organisation et le suivi administratif du système centralisé de classement informatique de son secteur. Propose des solutions optimales pour un fonctionnement collaboratif.

Prépare les bons de commande pour les dépenses liées à son secteur en conformité des renseignements fournis par les fournisseurs.

Accomplit occasionnellement les tâches d’un poste connexe.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par une personne salariée occupant un poste de cette fonction.

Qualifications requises

Formation

Diplôme en bureautique, secrétariat ou administration générale

Expérience

2 années d’expérience pertinente

Connaissances

Excellente maîtrise de la langue française

Excellente maîtrise d’Office 365

Maîtrise de la langue anglaise, un atout

Compétences (aptitudes professionnelles)

Bon sens de l’organisation et de la gestion des priorités

Sens des responsabilités – rigueur et fiabilité

Capacité à travailler en équipe

Facilité d’adaptation

Autonomie et initiative

Facilité à communiquer – bonne capacité et intérêt pour le service à la clientèle

Autres exigences

Capacité à manipuler occasionnellement du matériel pouvant peser jusqu’à 25 livres

Rémunération et avantages

Salaire annuel à l’embauche entre 54 964 $ et 62 348 $, selon l’expérience reconnue la première année – augmentation annuelle selon l’échelle conventionnée

32,5 heures par semaine sur 5 jours

Horaire d’été juillet et août : 30 heures par semaine (payé 32,5 heures)

Horaire variable – amplitude entre 8 h et 17 h 30

Télétravail – présence au bureau 2 jours par semaine

Avantages sociaux très concurrentiels : assurance collective et régime de retraite (RREGOP)

5 semaines de vacances après une année de service plus différents congés sociaux

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