Adjointe administrative ou adjoint administratif au recrutement

  • École de technologie supérieure
  • Montréal,QC
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SOMMAIRE DE L'EMPLOI
Posté : 03 sept. 2021
Date d'entrée en fonction : 27 sept. 2021
Salaire : 45 378 $ à 57 843 $ par année
Heures par semaine : 35.00
Nbr de postes : 1
Horaire de travail : Temps plein
DESCRIPTION

Numéro d'affichage: 21-22/105

Catégorie d'emploi: Personnel Administratif Bureau

Statut de l'emploi: Remplacement - 9 mois

Classe / Salaire: Adjoint(e) administrative/ 45 378 $ à 57 843 $

Service: Service des ressources humaines

Durée et Horaire: 35 h / semaine, du lundi au vendredi

Début du mandat: Dès que possible

Date limite pour postuler: 12 septembre 2021, à 17 h

 

Qui sommes-nous ?

L’École de technologie supérieure est un établissement de l’Université du Québec offrant des programmes de baccalauréat, maîtrise et doctorat en génie. Située dans Griffintown, à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, à distance de marche du métro et des gares Lucien-Lallier et Bonaventure, l’ÉTS offre, outre un salaire compétitif et un généreux fonds de pension, plusieurs avantages :

  • Assurances collectives.
  • Jusqu'à 21 jours de vacances par an.
  • Horaire de 4 jours l’été.
  • Accès privilégié à son centre sportif situé sur le campus ou sur place.
  • Programme incitatif de transport en commun (rabais équivalent à 3 mois sur l'abonnement annuel).
  • Stationnement pour auto et vélo à prix compétitif.
  • Accès aux différentes ententes corporatives de l’École sur place, et bien d'autres avantages.

 

Votre rôle

Le rôle de l'adjoint(e) au recrutement consiste à effectuer des tâches variées et complexes relatives aux activités de dotation et à assister les professionnel(le)s et les agent(e)s dans la planification et l’organisation des activités de son secteur et d'assurer le suivi des opérations qui en découlent.

Plus spécifiquement, le titulaire du poste devra:

  • Soutenir l’équipe du service des ressources humaines dans la coordination des activités de recrutement: planification des besoins, affichages de poste (intranet, sites externes, etc.), convocations des candidats en entrevue, préparation des dossiers d’entrevue et coordination.
  • Rédiger et effectuer la mise en page de la correspondance relative à son travail, réviser divers documents tels que lettres, rapports, tableaux statistiques, formulaires administratifs, listes, etc.
  • Codifier et classer, à partir des procédures et dispositions de la convention collective et des protocoles en vigueur, divers documents associés aux différents secteurs d’activités du Service des ressources humaines, effectuer la saisie de données, mettre à jour la base de données aux fins de statistiques, fermer les dossiers de recrutement et en faire le classement.
  • Effectuer diverses tâches de support de secrétariat et d’organisation logistique associées aux différents secteurs d’activités du Service, tels que convocation à des entrevues ou des tests, accueil des personnes candidates, surveillance de tests, participation à leur correction, préparation des dossiers d’entrevue, journées d’accueil du nouveau personnel, l’organisation logistique des activités de perfectionnement, etc.
  • Communiquer avec différentes intervenantes, différents intervenants tels que gestionnaire, candidats et personnes salariées afin d'obtenir ou de transmettre des documents et renseignements relatifs à différents aspects de son travail; accueillir la clientèle, recevoir des documents, leur fournir des renseignements généraux concernant les politiques, les procédures et les normes en vigueur ou des explications ou les référer à la personne responsable.
  • Recevoir, filtrer, diriger et faire des appels téléphoniques; noter et transmettre les messages; convoquer les participantes et les participants à des réunions ou à des rencontres, etc.
  • Préparer le dossier d’accueil des nouvelles personnes salariées, procéder à l’ouverture et à la mise à jour des dossiers du personnel et prendre les dispositions s’y rattachant concernant leur tenue.
  • Apporter un soutien administratif dans divers dossiers du service des ressources humaines.

 

Avez-vous ce qu'il faut pour relever le défi ?

  • Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou scolarité équivalente.
  • Deux (2) années d’expérience pertinente.
  • Connaissance des logiciels de traitement de textes et de données.
  • Excellente maîtrise de la suite MS Office.
  • Excellente maîtrise de la langue française.
  • Grandes aptitudes en relations interpersonnelles et en service à la clientèle.
  • Sens de l’organisation et capacité à gérer les priorités.
  • Tact, discernement et discrétion.