Adjointe administrative - Services aux bénévoles

Sous l’autorité du Conseil d’Administration (CA) et dans le respect des limites autorisées, l’Adjoint/e Administratif (ve) – Services aux bénévoles, coordonne ou exécute principalement des tâches reliées au secrétariat, à l’administration et à la comptabilité dans le but d’optimiser l’administration de l’organisme et le déroulement des activités. En étroite collaboration avec le CA, il/elle soutient les administrateurs dans la planification et la réalisation de leurs activités.

Ce poste demande de la discrétion/confidentialité et requiert, en plus de la maîtrise du français et d’une connaissance fonctionnelle de l’anglais : techniques de bureautique, tact, entregent et courtoisie, écoute active, sens de l’organisation et initiative.

Responsabilités

Plus spécifiquement, le/la titulaire du poste aura les responsabilités suivantes (il s’agit d’une liste non exhaustive) :

·         Accueille les visiteurs et répond aux demandes d’information générale;

·         Dépouille, distribue le courrier et assure la circulation de l’information au sein du CA/bénévoles;

·         Tient à jour l’agenda commun de l’équipe du CA;

·         Assure le suivi du calendrier des échéanciers liés à l’administration (saisie de données, demandes de financement, réclamation des taxes, déclarations diverses, renouvellements services, complétion des rapports de gestion, etc.);

·         Rédige la correspondance administrative et les procès-verbaux (CA, AGA);

·         Assume la logistique des réunions, formations et activités (préparation de salle, matériel, nourriture, etc.);

·         Compile les statistiques ou données pertinentes pour différents suivis;

Collabore avec l’Administrateur responsable du soutien aux organismes dans la gestion des affiliations des membres;

·         En collaboration avec la trésorière, gère la petite caisse, les comptes payables et recevables et prépare les dépôts et les différents reçus de charité; participe à la conciliation des chiffres mensuels, etc.;

·         S’assure de la disponibilité des fournitures de bureau et d’entretien;

·         Coordonne le service ménager;

Accomplit, sur demande et dans la mesure de ses compétences, toute autre tâche connexe à la fonction