Adjointe de direction

Sous la responsabilité du directeur général, l’adjoint.e de direction représente un maillon important dans la transmission d’information en provenance et à l’intention de la direction générale. Cette personne a pour principales responsabilités de coordonner les tâches reliées à la planification et à l’organisation des différentes réunions et comités et d’agir à titre de personne liaison avec les différents partenaires externes. Elle voit à la bonne marche des activités administratives en plus de suivre les projets et activités diverses du directeur général.

Administration

• Appuyer la direction générale;
• Établir et coordonner des politiques et des procédures administratives;
• Coordonner l’organisation d’évènements;
• Analyser des notes de service, des mémoires et des rapports reçus et à envoyer;
• Préparer et présenter des exposés et des rapports;
• Planifier des réunions de comités et de conseils d'administration, incluant la prise de notes et l’écriture des procès-verbaux;
• Effectuer des recherches et compiler des données;
• Rencontrer des personnes ou des groupes au nom de la direction, des comités et des conseils d'administration;
• Assurer la liaison entre la corporation et les ministères, entreprises et autres organismes ou associations;
• Effectuer le suivi des échéanciers;
• Effectuer la mise à jour des informations pertinentes sur le site web, les médias sociaux et à l’interne.

Gestion de talents

• Responsable du bon déroulement du processus de dotation;
• Publier des offres d'emploi sur différentes plateformes, recrutement, entrevue, préparer les offres d’embauche, effectuer l’entrée et le suivi des employés dans le système d’information RH;
• Responsable de l’accueil des nouveaux employés, incluant, la préparation du cahier du nouvel employé.
• Gérer les aspects administratifs reliés à la convention collective : affichages, promotions, changement de postes, etc.
• Gérer les aspects administratifs reliés aux avantages sociaux et régime de retraite simplifié: adhésion, modification des dossiers, communication aux employés, etc.
• Participer à l’évaluation des besoins de formation et effectuer les démarches pour le déploiement de formations à l’interne ou avec des fournisseurs externes.

Profil d'exigences

• Formation professionnelle, collégiale ou universitaire en administration, ressources humaines, ou tout autre domaine pertinent;
• Expérience d’au moins 4 années en soutien administratif;
• Excellente maîtrise du français, parlé et écrit indispensable;
• Niveau de connaissance de la langue anglaise intermédiaire requis;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des nouvelles technologies de l’information, incluant Wordpress et les médias sociaux.

Compétences requises :

• Capacité à établir des priorités, avoir le sens de l’organisation;
• Capacité à développer et à maintenir des relations d’affaires;
• Capacité à établir et maintenir des relations interpersonnelles;
• Orientation vers les résultats;
• Sens de l’initiative;
• Intégrité;
• Capacité de discrétion;
• Assiduité et ponctualité;
• Versatilité;
• Expérience d’un milieu syndiqué, un atout.

Avantages

• Horaire de 35 heures par semaine
• Avantages sociaux
• Régime de retraite simplifié
• Possibilité de télétravail
• Horaire flexible

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