Emplois chez Investissement Quebec

Agent de bureau, Vice-présidence Ressources Québec

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SOMMAIRE DE L'EMPLOI
Posté : 26 oct. 2019
Date d'entrée en fonction : 05 nov. 2019
Heures par semaine : 35.00
Nbr de postes : 1
Horaire de travail : Temps plein
DESCRIPTION

Investissement Québec

 

Agent de bureau, Vice-présidence Ressources Québec

Référence : Agent-RQ

Durée : Temps plein

Endroit : Montréal

 

Coordonner et participer aux activités administratives nécessaires au bon fonctionnement général de l'équipe sous la vice-présidence, Ressources Québec et effectuer des attributions de niveau administratif dans le cadre de la gestion des d'investissements et financement en portefeuille.

 

Responsabilités principales :

 

Administratif :

  • Compléter, au besoin, divers formulaires, rapports d'analyse, tableaux, notes de service ou toutes autres formes de lettres (Excel et Word).
  • Traiter la correspondance et coordonner la réception et la distribution de tous les documents pour signatures.
  • Tenir à jour différents registres, systèmes de classement, numérisation ou archivage.
  • Gérer l'agenda du vice-président en planifiant les rencontres, en évaluant l'importance et la priorité des demandes reçues, en sensibilisant le vice-président aux urgences à régler et en réglant les problèmes soumis à son attention.
  • Prendre régulièrement connaissance des courriels du vice-président et y répondre lorsque cela peut être fait; autrement, sensibiliser le vice-président sur les suites à donner.
  • Assurer les activités de secrétariat et de nature administrative telles que réaliser des requêtes ou des recherches informatiques dans le système de gestion des dossiers (SYGIC), monter des présentations sur PowerPoint, préparer des tableaux sur Excel, préparer les lettres, notes de service, accusés de réception, comptes rendus.
  • Organiser les déplacements en effectuant les réservations requises. Appuyer l'équipe dans l'organisation d'événements, les convocations, les réservations et confirmations de présence à des réunions ou autres activités.
  • Responsable de la mise à jour des outils de gestion visuel en faisant l'extraction de données et en s'assurant de la transmission d'informations spécifiques à l'équipe.
  • Responsable de générer et transmettre les rapports hebdomadaires et mensuels (suivi et contrôle opérationnel, pipeline, suivi du portefeuille, mises à jour des flux de trésorerie, mises à jour de l'enveloppe budgétaire des divers fonds dont RQ est mandataire pour le gouvernement, etc.).
  • Remplir, à partir d'informations reçues, des registres, des formulaires, des rapports ou des documents relatifs, notamment à des autorisations d'actes administratifs et de déplacement conformément aux directives en vigueur et en assurer le suivi.
  • Appuyer le vice-président lors de la préparation du budget annuel et en faire le suivi mensuel.
  • Générer les contrats et mandats octroyés et traiter les factures des consultants via Modex.
  • Appuyer le vice-président pour la saisie des objectifs annuels des directeurs principaux sous sa responsabilité dans Tandem.
  • Appuyer le vice-président dans la préparation des séances du conseil d'administration (ordre du jour, documentation, dépôt dans ShareFile, informations aux membres, etc.).
  • Supporter toute l'équipe de Ressources Québec.

 

Interventions financières :

  • Contribuer à la mise en place de demandes de financement et investissement ainsi que des demandes d'amendements par la révision des documents, l'ajout de valeur ainsi que la distribution et le suivi de ces derniers.
  • Recueillir, colliger et saisir diverses informations nécessaires à la préparation des documents relatifs aux dossiers traités par les professionnels.
  • Responsable d'effectuer des demandes d'information pouvant être requise lors de la mise en place de dossiers, etc.
  • Participer à la coordination des activités mensuelles de gestion des sociétés en portefeuille et des séances de rencontre semestrielles de suivi du portefeuille.
  • Prépare les documents de présentation (PPT) requis aux activités de prospection.
  • Responsable du suivi et de la production de rapports (Excel) de gestion interne (pipeline, portefeuille, tableau de bord, etc.).
  • Lors de l'initiation d'une demande, vérifier si toutes les pièces requises à la saisi du dossier dans le système de gestion des interventions (SYGIC) et autres systèmes ont été produites, s'assurer de l'exactitude des données, saisir l'information, faire un suivi des informations manquantes, et ce durant les diverses étapes de la vie d'une intervention financière.
  • Assurer le suivi des dossiers sur les éléments suivants :  communiquer avec les entreprises pour obtenir les documents nécessaires au suivi adéquat des dossiers de la direction lorsque requis;  faire les mises à jour des dossiers informatisés en apportant des corrections mineures en fonction des changements indiqués ou communiquer avec les personnes concernées.

 

Communication :

  • Coordonner les activités du groupe avec les intervenants internes (Direction financière, Affaires publiques, Crédit, Ressources humaines, etc.) de même qu'avec les intervenants gouvernementaux externes (MEI, MERN, etc.).
  • Assurer les communications avec la clientèle, nouvelle ou existante et fournir les informations demandées verbalement où en transmettant la documentation pertinente au demandeur.
  • Recevoir les appels téléphoniques et courriels, identifier leurs besoins et diriger les appels.
  • Effectuer toutes autres tâches connexes.

 

Qualifications spécifiques requises :

  • Détenir un diplôme d'études secondaires auquel s'ajoute un programme de formation d'une durée d'au moins 1 an ou l'équivalent.
  • Posséder trois (3) années d'expérience dans le domaine du secrétariat, dont une (1) année en financement.
  • Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
  • Posséder une très bonne connaissance de l'anglais.
  • Excellente maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

 

Profil général recherché :

Posséder les compétences relationnelles retenues pour le personnel de bureau ou démontrer le potentiel pour les acquérir, à savoir :

  • Respecter l'éthique et les valeurs de la Société.
  • Être orienté vers le client.
  • Posséder un excellent esprit d'équipe et sait entretenir de bonnes relations avec ses collègues et autres intervenants à travers l'organisation.
  • Faire preuve d'autonomie et d'initiative et être capable de travailler sous pression.
  • Savoir gérer son temps et être disponible à l'occasion pour effectuer des heures supplémentaires.
  • Grand sens de l'organisation et de la gestion des priorités.
  • Savoir s'adapter à des situations inhabituelles et être en mesure de trouver des solutions rapidement.
  • Agir de manière responsable en étant assidue et ponctuelle.
  • Faire preuve de jugement, de discrétion et de discernement.

 

Conditions de travail :

  • Gamme complète d'avantages sociaux incluant un régime de retraite à prestations déterminées.

 

Particularités :

Les candidats externes doivent transmettre leur curriculum vitae sur notre site carrières.

 

Investissement Québec souscrit aux principes d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature.

 

Le masculin est utilisé dans le but d'alléger le texte seulement.

 

N.B. Ce poste fait l'objet d'un affichage interne-externe simultanément.