Agente ou agent de secrétariat

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SOMMAIRE DE L'EMPLOI
Posté : 08 janv. 2019
Date d'entrée en fonction : 08 févr. 2019
Salaire : à discuter
Heures par semaine : 35.00
Nbr de postes : 1
Horaire de travail : occasionnel temps plein jour
DESCRIPTION

Sous l'autorité du directeur de la coordination des interventions (DCI), l'emploi vise à assurer le soutien en secrétariat général au gestionnaire ainsi qu'aux professionnels de la DCI. La personne titulaire du poste devra: Coordonner l'agenda du gestionnaire, en tenant compte des priorités et des urgences;

Préparer la documentation nécessaire en vue de la tenue des réunions et en s'assurant de la logistique et du suivi des actions qui en découlent;

Assurer le suivi de ses courriels et procéder à l'ouverture et à la distribution du courrier;

Faire le suivi des demandes adressées au gestionnaire. Recueillir et préparer les mandats et les documents nécessaires en respectant les échéances fixées Veiller à la qualité des documents produits par la Direction, en faisant une analyse de conformité;

Procéder au classement des documents, à l'ouverture et à l'archivage de dossiers et documenter les processus en la matière;

Effectuer les réservations de salles, voir à l'organisation matérielle et accueillir les visiteurs et les référer au besoin;

Assurer, en alternance avec les autres agentes de secrétariat de la direction, la réception des appels téléphoniques;

Relire, corriger et mettre en forme les documents rédigés par les professionnels, porter une attention particulière à la qualité du français et à la mise en page;

Préparer les dossiers pour l'approbation du gestionnaire et faire les inscriptions dans le suivi de correspondance;

Procéder au classement des documents, à l'ouverture et à la photocopie, la numérisation et l'archivage de dossiers...La personne recherchée doit démontrer de l’initiative et de l’autonomie dans l’exercice de ses fonctions. Elle doit savoir planifier et organiser son travail selon les priorités, synthétiser les informations pertinentes et en rendre compte dans des outils efficaces et planifier ses tâches en coïncidant avec les échéances fixées. Elle doit avoir une bonne capacité d'adaptation et être capable de travailler sous pression. La personne titulaire doit avoir une excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite. Une bonne connaissance des logiciels informatiques Word, Excel et Power Point est requise. Elle doit pouvoir composer avec des échéanciers très serrés et de multiples sollicitations. Compte tenu que le titulaire de l’emploi doit assumer fréquemment plusieurs tâches simultanées, un niveau très élevé d'attention, de concentration et d’organisation est requis.

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