Emplois chez Université de Montréal

Assistant / Assistante de direction

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SOMMAIRE DE L'EMPLOI
Posté : 10 févr. 2021
Date d'entrée en fonction : 10 févr. 2021
Salaire : 48 136 $ à 60 171 $ par année
Heures par semaine : 35.00
Nbr de postes : 1
Horaire de travail : Temps plein
 Catégorie(s) :  Adjoint(e) exécutive,
DESCRIPTION

Assistant / Assistante de direction
Vice-rectorat - Partenariat communautaires et internationaux

Description du mandat:

Soutenir et épauler de manière professionnelle, efficace et confidentielle sa direction immédiate sur le plan administratif, des communications, du fonctionnement et de la logistique et ce, de façon autonome et en faisant preuve d'initiative, de tact, de jugement à partir de directives générales.

Principaux défis:

  • Assurer la gestion du courrier et des courriels, les dépouiller les filtrer, les trier et les prioriser.
  • Analyser et interpréter les requêtes, répondre adéquatement et de façon autonome aux questions courantes et demandes de renseignements. Transférer les requêtes après avoir effectué les recherches afin de réunir la documentation et résumer les informations pertinentes au traitement.
  • Filtrer et prioriser les appels, y répondre ou orienter les communications selon la nature de la requête et décider de celles à acheminer afin de supporter efficacement les interventions de sa direction.
  • Maintenir un système efficace de classement et d'archivage des dossiers et documents physiques et virtuels.
  • Organiser l'agenda en fixant et confirmant les rendez-vous, les déplacements et voyages d'affaires en anticipant et en évitant les conflits d'horaire. Effectuer les rappels nécessaires à sa direction concernant l'emploi du temps.
  • Voir à la logistique des réunions, des déplacements et voyages en faisant des arrangements, des réservations, en planifiant les itinéraires, en organisant l'emploi du temps, la mise en liaison avec les interlocuteurs et en préparant tous documents ou informations nécessaires.
  • Participer à l'organisation et à la planification d'évènements tels que conférences, collations des grades, formations ou autres.
  • Rédiger, réviser ou améliorer des correspondances, rapports, matériel de présentation ou autres documents pouvant être de nature complexes et qui s'adressent à des destinataires internes ou externes. Faire ou améliorer la mise en page et la présentation et s'assurer de la justesse orthographique et grammaticale.
  • Voir à l'organisation, à la convocation et à la préparation des réunions en rédigeant l'ordre du jour, en préparant les documents relatifs aux dossiers à discuter/traiter, en exécutant des recherches d'informations ou de données, en préparant du matériel, etc.
  • Agir à titre de participant en rédigeant les comptes rendus ou les procès-verbaux. Assurer le suivi des tâches assignées aux participants afin de faire rapport à sa direction de l'état d'avancement avant la tenue d'une prochaine réunion.
  • Effectuer le suivi des mandats confiés par sa direction.
  • Gérer les notes de frais de sa direction.
  • Mandater des fournisseurs (traiteur, imprimeur, etc.) en s'assurant de bien définir les attentes. S'assurer de la réalisation du mandat, et ce, à l'intérieur de l'enveloppe budgétaire et des spécifications de ce dernier.
  • Accueillir les invités et visiteurs de sa direction.
  • Échanger de l'information de façon régulière avec les autres assistant(e)s de direction et participer à des activités communes.
  • Gérer différentes formalités administratives de façon autonome en s'assurant d'en faciliter et d'en améliorer le fonctionnement.
  • Agir à titre d'agent de liaison pour les communications entre sa direction et les parties intéressées.
  • Rechercher des informations et compiler des données afin de produire différents rapports tout en relevant les tendances, incohérences ou autres.
  • Initier de nouveaux employés dans son unité, diriger du personnel de soutien, collaborer à son entraînement et en coordonner le travail.
  • Accomplir temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative.
D'autres mandats pourraient être confiés à l'intérieur des compétences requises par cet emploi.

Profil recherché:

Scolarité: Diplôme d'études collégiales avec spécialisation en administration générale ou en bureautique. Toute formation supérieure ayant permis l'atteinte des compétences requises pourrait être considérée.
Expérience: Cinq (5) années d'expérience pertinente à l'emploi.

Autres :

  • Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage
  • Vitesse de frappe à 50 mots nets par minutes
  • Maîtrise de la langue française
  • Maîtrise de l’anglais
  • Maîtrise de toute autre langue, un atout

Habiletés:

  • Solides compétences communicationnelles orales, écrites et relationnelles, tact et diplomatie
  • Débrouillardise, discrétion, capacité de travailler sous pression, rapidité d'exécution, polyvalence, distinction
  • Minutie, sens des priorités, jugement, souci du détail et de la qualité du travail
  • Sens de l'organisation et de la planification

Information sur l'emploi:

Échelle salariale: 48 136 $ à 60 171 $
Horaire de travail: Lundi au vendredi de 8h30 à 16h30
Date d'entrée en fonction: Dès que possible