Si vous êtes très organisé et que vous aspirez à être la clé du bon fonctionnement d'une organisation, une carrière de secrétaire ou d'administrateur vous conviendra
Un emploi secrétaire ou un(e) adjoint(e) administratif ou administrative fournit un soutien administratif aux professionnels, soit en équipe, soit individuellement. Ils sont impliqués dans la coordination et la mise en œuvre des procédures de bureau et ont souvent la responsabilité de projets et de tâches spécifiques. Dans certains cas, ils peuvent superviser et superviser le travail du personnel subalterne.
Le rôle varie grandement selon le secteur, la taille de l'employeur et les niveaux de responsabilité. La plupart du travail implique à la fois la communication écrite et orale, le traitement de texte et la dactylographie, et nécessite des compétences pertinentes telles que les compétences informatiques, organisationnelles et de présentation, ainsi que la capacité de multi-tâches et de bien travailler sous pression. Dans certains cas, comme dans un travail de secrétariat juridique, des connaissances spécialisées ou des qualifications peuvent être requises.
Il y a différents types de secrétaires: juridique, médicale ou dentaire. Le rôle peut souvent chevaucher celui d'une assistante administrative ou d'une réceptionniste.
Responsabilités dans un emploi une secrétaire
En tant que secrétaire / administrateur, vous devrez:
- utiliser un logiciel de traitement de texte tel que Microsoft Word
- type audio et copie
- écrire des lettres
- traiter les demandes de renseignements par téléphone et par courriel, en utilisant un système de courriel (par exemple, Outlook)
- photocopie et imprime divers documents, parfois au nom d'autres collègues
- organiser et stocker les documents, les documents et les informations informatiques
- créer et maintenir des systèmes de classement et autres systèmes de bureau
- tenir des journaux et prendre des rendez-vous
- planifier et assister aux réunions, créer des ordres du jour et prendre des minutes - une sténographie peut être nécessaire
- réserver une salle de réunion et des salles de conférence
- assurer la liaison avec le personnel des autres départements et avec les contacts externes
- commander et entretenir la papeterie et l'équipement
- organiser le voyage et l'hébergement du personnel et d'autres contacts externes.
Selon le secteur et l'entreprise, vous pouvez également exercer les fonctions suivantes:
- Utiliser une variété de progiciels (y compris Excel, Access et Powerpoint) pour gérer les données et produire des documents et des présentations
- utiliser des systèmes de gestion de contenu (CMS) pour gérer et mettre à jour des sites Web et des bases de données internes
- gérer et maintenir les budgets et effectuer la facturation
- trier et distribuer le courrier entrant et organiser et envoyer le courrier sortant (ceci peut impliquer l'utilisation d'une machine à affranchir)
- recruter, former et superviser le personnel subalterne et déléguer le travail au besoin
- manipuler des données statistiques
- organiser des événements internes et externes
- organiser une formation pour les membres du personnel.
Heures de travail en secrétariat
Une semaine de travail varie généralement entre 35 et 40 heures par semaine.Un emploi à temps partiel est parfois disponible en fonction de l'organisation.
Les rôles intérimaires, à temps partiel et temporaires sont courants. Des interruptions de carrière sont possibles si les compétences, notamment informatiques, sont maintenues.
A Quoi s'attendre
- Le travail est presque entièrement basé sur le bureau et le besoin de voyager est rare, bien que cela puisse être nécessaire à l'occasion, selon le secteur dans lequel vous travaillez.
- Il s'agit traditionnellement d'un rôle féminin et la majorité des emplois de secrétariat sont toujours occupés par des femmes.
- La nature du rôle est de soutenir les collègues et les projets plutôt que de prendre la tête des projets, ce qui peut devenir frustrant.
- Le rôle peut parfois être stressant, puisque le travail est toujours axé sur les besoins du gestionnaire ou de l'équipe. Les délais peuvent être imposés soudainement, exigeant de la flexibilité et une redéfinition des priorités de la charge de travail.
- Les emplois sont disponibles dans toutes les régions du Québec et les opportunités sont très répandues.
