Comme dans tout emploi secrétaire un assistant administratif efficace devrait assurer le fonctionnement quotidien efficace et sans heurt de son bureau.
Les tâches et responsabilités dans un emploi adjointe administrative comprennent le soutien administratif pour assurer le bon fonctionnement du bureau, soutient les gestionnaires et les employés à travers une variété de tâches liées à l'organisation et la communication, responsable du matériel confidentiel et sensible au temps. Familiariser avec une variété de concepts, de pratiques et de procédures du domaine. Capacité de communiquer efficacement par téléphone et par courriel, s'assurant que toutes les tâches d'adjointe administrative sont accomplies avec précision et livrées avec une qualité élevée et en temps opportun. Peut diriger et diriger le travail des autres. S'appuyer sur l'expérience et le jugement pour planifier et atteindre les objectifs et un large degré de créativité et de latitude est attendu. Signale généralement à un responsable ou à un chef d'unité / département.
Responsabilités de l'adjointe administrative
- Gérer les demandes administratives et les requêtes des cadres supérieurs
- Organisation et planification des rendez-vous avec un logiciel d'administration
- Planifier des réunions et prendre des minutes détaillées
Elle (il) est responsable pour effectuer une variété de tâches administratives et de bureau et de secretaire. Les tâches de l'adjointe administrative consistent à fournir un soutien à nos gestionnaires et à nos employés, à répondre aux besoins quotidiens de notre bureau et à gérer les activités administratives générales de notre entreprise.
Que fait un assistant administratif dans son emploi?
Les responsabilités d'assistant administratif comprennent la prise de dispositions concernant les déplacements et les réunions, la préparation de rapports et le maintien de systèmes de classement appropriés. Le candidat idéal doit avoir d'excellentes compétences en communication orale et écrite et être capable d'organiser son travail en utilisant des outils tels que MS Excel et du matériel de bureau. Si vous avez déjà une expérience en tant que secrétaire ou assistant administratif exécutif et que vous connaissez notre industrie, nous aimerions vous rencontrer.
Responsabilités d'une adjointe administrative
- Répondre et diriger les appels téléphoniques
- Organiser et planifier les rendez-vous
- Planifier des réunions et prendre des minutes détaillées
- Gérer les listes de contacts
- Rédiger et distribuer des courriels, des notes de correspondance, des lettres, des télécopies et des formulaires
- Aider à la préparation de rapports réguliers
- Développer et maintenir un système de classement
- Mettre à jour et maintenir les politiques et procédures du bureau
- Commander des fournitures de bureau et rechercher de nouvelles offres et des fournisseurs
- Gérer les listes de contacts
- Réserver des arrangements de voyage
- Soumettre et rapprocher les rapports de dépenses
- Fournir un soutien général aux visiteurs
- Agir en tant que point de contact pour les clients internes et externes
- Fournir des informations en répondant aux questions et demandes
- Assurer la liaison avec les adjoints administratifs et les adjoints administratifs principaux pour traiter les demandes et les demandes des cadres supérieurs.
- Prendre la dictée
- Rechercher et créer des présentations
- Générer des rapports
- Gérer plusieurs projets
- Préparer et surveiller les factures
- Développer le personnel administratif en fournissant des informations, des opportunités éducatives et des opportunités de croissance expérientielle
- Assurer le fonctionnement de l'équipement en remplissant les exigences d'entretien préventif; appeler pour des réparations; tenir à jour les inventaires d'équipement; évaluer de nouveaux équipements et techniques
- Maintenir l'inventaire des fournitures en vérifiant les stocks pour déterminer le niveau d'inventaire; anticiper les fournitures nécessaires; placer et accélérer les commandes de fournitures; vérification de la réception des fournitures
- Maintenir les connaissances professionnelles et techniques en participant à des ateliers éducatifs; examiner les publications professionnelles; établir des réseaux personnels; participer à des sociétés professionnelles
- Contribuer à l'effort d'équipe en réalisant des résultats connexes au besoin
- Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la dactylographie, la copie, la reliure, la numérisation, etc.
- Organiser les arrangements de voyage pour les cadres supérieurs
- Écrire des lettres et des courriels au nom d'autres employés de bureau
- Réservez des conférences téléphoniques, des chambres, des taxis, des coursiers, des hôtels, etc.
- Couvrez la réception au besoin
- Maintenir les systèmes de classement informatiques et manuels
- Gérer les informations sensibles de manière confidentielle
- Prenez des minutes précises des réunions
- Coordonner les procédures de bureau
- Répondre aux demandes de renseignements par courriel, par téléphone ou en personne
- Développer et mettre à jour les systèmes administratifs pour les rendre plus efficaces
- Résoudre les problèmes administratifs
- Recevoir, trier et distribuer le courrier
- Répondez aux appels téléphoniques et transmettez-les
- Gérer les rendez-vous du personnel
- Superviser et superviser le travail du personnel subalterne
- Maintenir à jour les registres des congés des employés
- Coordonner les réparations de l'équipement de bureau
- Accueillir et aider les visiteurs au bureau
- Photocopier et imprimer des documents au nom d'autres collègues
Exigences de l'emploi adjointe ou assistante administrative
- Expérience confirmée en tant qu'adjointe administrative, assistante virtuele ou assistante administrative de bureau
- Connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau
- Connaissance pratique de l'équipement de bureau, comme les imprimantes et les télécopieurs
- Maîtrise de MS Office (MS Excel et MS PowerPoint, en particulier)
- Excellentes compétences en gestion du temps et la capacité de prioriser le travail
- Attention aux détails et compétences en résolution de problèmes
- Excellentes compétences de communication écrite et verbale
- Fortes compétences organisationnelles avec la capacité de multi-tâche
- Diplôme d'études secondaires; une qualification supplémentaire en tant qu'assistant administratif ou secrétaire sera un atout
Compétences et habiletés de l'adjointe administrative:
- Compétences de reporting
- Compétences en rédaction administrative
- Compétences Microsoft Office
- Une analyse
- Professionnalisme
- Résolution de problème
- Gestion des achats
- Contrôle de l'inventaire
- Communication verbale
- Procédures d'administration de bureau
- Qualifications de dactylographie
- Attention au détail
- Précision
- Multitâche
- Compétences téléphoniques
- Travail en équipe
- Discrétion et jugement
- La patience
