Un visage souriant est vraiment important dans le monde des réceptionnistes. Comme les emplois secrétaire, dans un emploi réceptionniste , ces derniers doivent être incroyablement organisé(e)s et amical(e)s, cet emploi est tellement plus que de décrocher les téléphones.Voici les détails d'une description du métier de réceptionniste
Responsabilités dans un emploi réceptionniste:
- Réception des visiteurs à la réception en les saluant, en les accueillant, en les dirigeant et en les annonçant de façon appropriée
- Avertit le personnel de la compagnie de l'arrivée des visiteurs;
- Maintient le système de sécurité et de télécommunications.
- Répondre au filtrage et transfért des appels téléphoniques entrants
- Réception et tri du courrier quotidien
Que fait-on en étant une réceptionniste?
En ayant un emploi comme réceptionniste, vous serez le premier point de contact pour l'entreprise. Les tâches de la réceptionniste comprennent le soutien administratif dans l'ensemble de l'organisation. Vous accueillerez les invités et saluerez les personnes qui visitent l'entreprise. Vous coordonnerez également les activités de la réception, y compris la distribution de la correspondance et la redirection des appels téléphoniques.
Comme pour un travail d'emploi secrétaire, pour réussir en tant que réceptionniste, vous devez avoir une personnalité agréable, car c'est aussi un rôle de service à la clientèle. Vous devriez également être en mesure de faire face aux urgences de manière rapide et efficace, tout en rationalisant les opérations de bureau. Les compétences de gestion multitâche et de gestion du stress sont essentielles pour ce poste. Ce rôle peut nécessiter de travailler par quarts, donc la flexibilité est un plus.
En fin de compte, les tâches et les responsabilités d'une réceptionniste sont de s'assurer que la réception accueille les invités positivement, et exécute toutes les tâches administratives aux normes de qualité les plus élevées.
Responsabilités
- Accueillir et accueillir les invités dès leur arrivée au bureau
- Diriger les visiteurs vers la personne et le bureau appropriés
- Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants
- Assurez-vous que la zone de réception est bien rangée et présentable, avec toute la papeterie et le matériel nécessaires (par exemple, stylos, formulaires et brochures)
- Fournir des informations de base et précises en personne et par téléphone / email
- Recevoir, trier et distribuer les envois / envois quotidiens
- Maintenir la sécurité du bureau en suivant les procédures de sécurité et en contrôlant l'accès via la réception (journal de bord du moniteur, émission de badges visiteurs)
- Commander des fournitures de bureau et tenir un inventaire des stocks
- Mettre à jour les calendriers et planifier des réunions
- Organiser le voyage et l'hébergement, et préparer les bons
- Tenir des dossiers mis à jour des dépenses de bureau et des coûts
- Effectuer d'autres tâches de réceptionniste comme le classement, la photocopie, la transcription et la télécopie
- Accueille les visiteurs en les saluant, en personne ou au téléphone; répondre ou poser des questions.
- Dirige les visiteurs en tenant à jour les répertoires des employés et des départements; donner des instructions.
- Maintient la sécurité en suivant les procédures; journal de bord de surveillance; l'émission de badges visiteurs.
- Entretenir le système de télécommunication en suivant les instructions du fabricant concernant le fonctionnement du téléphone résidentiel et de la console.
- Maintient une zone de réception sûre et propre en se conformant aux procédures, règles et règlements. Maintient la continuité entre les équipes de travail en documentant et en communiquant les actions, les irrégularités et les besoins continus.
- Contribue à l'effort d'équipe en réalisant des résultats connexes au besoin.
Exigences du poste réceptionniste
- Expérience de travail éprouvée en tant que réceptionniste, représentant de bureau de réception ou rôle similaire
- Maîtrise de Microsoft Office Suite
- Expérience pratique avec du matériel de bureau (par exemple, télécopieurs et imprimantes)
- Attitude professionnelle et apparence
- Solides compétences en communication écrite et verbale
- Capacité d'être ingénieux et proactif lorsque des problèmes surviennent
- Excellentes compétences organisationnelles
- Compétences multitâches et de gestion du temps, avec la possibilité de hiérarchiser les tâches
- Attitude du service à la clientèle
- Diplôme d'études secondaires; certification supplémentaire en gestion de bureau est un plus
Compétences et qualifications des réceptionnistes
Compétences téléphoniques, Communication verbale, Compétences en Microsoft Office , Écoute, Professionnalisme, Orientation client, Organisation, Informer les autres, Manipulation de la pression, Compétences téléphoniques, Gestion des approvisionnements
