Beaucoup de gens pensent qu'une réceptionniste et une secrétaire ont le même travail, les mêmes responsabilités et les deux titres d'emploi sont interchangeables. La raison pour laquelle les gens tiennent cette hypothèse est que les secrétaires et les réceptionnistes répondent souvent aux téléphones et accomplissent des tâches plus ou moins similaires. Les deux emplois sont complètement différents parce qu'une secrétaire et la réceptionniste ont des rôles et des exigences différents.
Les fonctions dans un emploi secrétaire
Les fonctions d'une secrétaire varient selon le type de secrétaire et la taille de l'organisation. Les tendances commerciales ont changé avec les progrès technologiques. Dans le passé, chaque manager avait sa propre secrétaire. En raison du courrier électronique et de la messagerie vocale automatisée, une secrétaire peut travailler pour plusieurs gestionnaires. Dans une petite entreprise, il pourrait y avoir une secrétaire pour tous les gestionnaires. Elle s'occupe de tout le courrier, planifie les rendez-vous, commande les fournitures et répond au téléphone. Si la secrétaire ne travaille que pour un ou deux directeurs, elle reçoit souvent des tâches supplémentaires similaires à celles d'un administrateur. Par exemple, une secrétaire des ressources humaines pourrait vérifier les références. Une secrétaire doit généralement avoir au moins un diplôme d'études secondaires, et de nombreux bureaux préfèrent embaucher ceux qui ont un diplôme ou une formation en secrétariat ou un diplôme ou une certification d'une école de soutien administratif. Une secrétaire doit également avoir une vitesse de frappe rapide, la connaissance des ordinateurs et des compétences de communication et de personnes.
Les fonctions d'une réceptionniste
Une réceptionniste est ce que vous voyez en premier lorsque vous marchez dans la porte d'une entreprise. La réceptionniste accueille les visiteurs, répond au téléphone, écrit des lettres et des documents et garde la réception propre pendant la journée de travail. Une réceptionniste peut également signer des visiteurs à l'intérieur et à l'extérieur d'une entreprise, trier le courrier, tenir un journal de présence des employés et relire les lettres, les rapports et les courriels. Un diplôme d'études secondaires est généralement demandé. Mais, si vous êtes intelligente et avez un comportement et une apparence amicaux, les employeurs apprécient souvent ces qualités par rapport à l'éducation formelle. Certaines entreprises peuvent même offrir une formation en cours d'emploi aux réceptionnistes.
Différence entre un secrétaire et une réceptionniste
Les rôles importants des secrétaires et des réceptionnistes dans une entreprise diffèrent principalement en ce qui concerne la responsabilité. Les réceptionnistes donnent habituellement la première impression qu'un client obtient d'une entreprise tandis que les secrétaires ont tendance à garder les rouages de l'organisation en arrière-plan. Les perspectives d'emploi pour les deux postes semblent bonnes, bien que les postes de réceptionniste devraient croître plus rapidement que la moyenne pour toutes les professions.
Une partie des responsabilités d'une réceptionniste est de saluer les visiteurs de l'entreprise; une secrétaire n'est généralement pas responsable de l'accueil des visiteurs. Une secrétaire pourrait accueillir les visiteurs, mais seulement s'ils visitent l'un des gestionnaires pour lesquels le secrétaire travaille. La secrétaire travaille spécifiquement pour un ou plusieurs gestionnaires. La réceptionniste représente l'ensemble de l'entreprise et ne travaille pas spécifiquement sous n'importe qui. Une secrétaire pourrait avoir d'autres responsabilités, comme fixer des rendez-vous, commander des fournitures, prendre des dispositions de voyage et s'occuper de la petite caisse. Elle peut également avoir des responsabilités supplémentaires en fonction de son type, telles que juridique, médicale, de direction, financier ou marketing. Les responsabilités d'une réceptionniste sont générales - accueil, répondre aux téléphones, trier le courrier et d'autres petites responsabilités telles que déterminées par l'entreprise, selon l'Université d'État.
Autres différences
Le bureau de la réceptionniste est souvent situé dans la zone la plus visible de l'entreprise. Elle est la première personne que vous voyez lorsque vous entrez dans l'entreprise. Le bureau ou la section de la secrétaire est souvent situé à proximité des gestionnaires pour lesquels elle travaille. En outre, une secrétaire est généralement tenue d'avoir au moins un diplôme d'études secondaires et même une certification ou un diplôme d'études collégiales. Pour un réceptionniste, un diplôme d'études secondaires est préféré, mais pas toujours nécessaire.
Tâches de l'emploi
Dans le monde de la réceptionniste, les tâches principales comprennent répondre au téléphone et saluer les personnes qui entrent dans le bureau. Certaines entreprises demandent à leurs réceptionnistes d'effectuer des tâches supplémentaires impliquant des ordinateurs et des logiciels. Pour les secrétaires, leur journée est remplie de tâches cléricales, administratives et organisationnelles qui comprennent la prise de rendez-vous, la dactylographie, le classement et la réponse au téléphone. Beaucoup de secrétaires font également des arrangements de voyage et agissent comme un filtre entre le public et leur patron. Dans les petites entreprises, les secrétaires peuvent être responsables de la coordination des activités de l'ensemble du bureau et de fournir des informations à la direction, au personnel et aux clients. Grâce aux progrès de la bureautique, certains secrétaires prennent leurs fonctions une fois gérés par les gestionnaires et les membres du personnel professionnel, en particulier dans les petites entreprises. Ces tâches peuvent inclure la négociation avec les fournisseurs, la conduite de recherches et la gestion de projets.
Compétences d'une réceptionniste et d'une secrétaire
Les réceptionnistes ont besoin d'excellentes compétences en service à la clientèle par téléphone et en personne. Ils doivent parler clairement et se déplacer rapidement pour connecter les appelants à l'extension du bon téléphone. Certains postes de réceptionniste sont très rapides, de sorte que l'employé doit apprendre à utiliser un système téléphonique complexe avec plusieurs lignes et des appels entrants non-stop. Les secrétaires doivent posséder de solides compétences en dactylographie. Ils doivent également apprendre à utiliser les télécopieurs, les photocopieurs et les systèmes de vidéoconférence en plus du système téléphonique de bureau. Dans certains petits bureaux, les secrétaires se relaient pour soulager la réceptionniste, alors ils peuvent aussi avoir besoin d'apprendre des systèmes téléphoniques complexes.
Formation et études
Les secrétaires et les réceptionnistes doivent avoir un diplôme d'études secondaires au minimum. Les secrétaires ont besoin d'une formation sur l'utilisation d'un ordinateur et de divers logiciels, de sorte que les cours dans un collège ou une école de secrétariat sont pratiques. Des cours supplémentaires obtenus grâce à des ateliers et des séminaires professionnels aident les secrétaires à suivre la technologie tout en améliorant leurs compétences en informatique. Les réceptionnistes reçoivent souvent leur formation sur le tas. Savoir comment utiliser un ordinateur et un logiciel de traitement de texte peut donner à un candidat à un poste de réceptionniste l'avantage sur la concurrence.