Emplois chez Fondation Marie-Vincent

Préposé·e à l'accueil

  • Fondation Marie-Vincent
  • Châteauguay,QC
  • facebook
  • google-plus
  • twitter
SOMMAIRE DE L'EMPLOI
Posté : 12 nov. 2021
Date d'entrée en fonction : 06 déc. 2021
Heures par semaine : 35.00
Nbr de postes : 1
Horaire de travail : Permanent,Temps plein
 Catégorie(s) :  Réceptionniste,
DESCRIPTION

La Fondation Marie-Vincent offre un milieu de travail flexible, créatif, stimulant et riche pour le développement de professionnel·le·s souhaitant œuvrer au sein d’une équipe dynamique et qualifiée. Elle offre la possibilité de travailler dans un contexte multidisciplinaire et intersectoriel.

La Fondation Marie-Vincent soutient les enfants, les adolescentes et les adolescents victimes de violence sexuelle et physique en leur offrant, sous un même toit et en collaboration avec ses partenaires, les services dont elles et ils ont besoin. Elle contribue à prévenir la violence en misant sur l’éducation et la sensibilisation, et en aidant les enfants présentant des comportements sexuels problématiques. Elle mise constamment sur les meilleures pratiques dans le domaine de la violence sexuelle en soutenant une Chaire interuniversitaire de recherche et en demeurant à l’affût des nouvelles réalités sociales.

Sommaire du poste :

Si votre vision est de collaborer, structurer et mobiliser autour de projets pour développer une communauté protégeante pour tous les jeunes, incluant les victimes de violence sexuelle et physique, notre rêve est de bâtir un monde sans violence sexuelle envers les jeunes avec VOUS dans notre équipe!

La Fondation Marie-Vincent offre un milieu de vie engagé, dans lequel les employé·e·s sont reconnu·e·s pour leur expérience, leurs compétences et leur expertise au sein d’une équipe multidisciplinaire où l’autonomie constructive et la considération de l’autre sont valorisées.

Sous la supervision de la direction de centre de Châteauguay, la préposée ou le préposé à l’accueil agit comme premier point de contact avec le centre de Châteaugay. Elle ou il accueille et dirige les personnes qui se présentent à l’organisme. La ou le préposé·e à l’accueil traite les demandes d’information par courriel, répond au téléphone, achemine les appels téléphoniques et prend les messages. Elle ou il assure également la prise en charge de tâches administratives variées. Parallèlement, la ou le préposé· à l’accueil anime des activités auprès des enfants à la réception.

L’ouverture du nouveau centre de Châteauguay étant prévue en janvier 2022, la formation et l’intégration se feront, d’ici là, au centre de Montréal.

Cet emploi comporte notamment l’exercice des responsabilités suivantes :

Accueil, réception et gestion des appels

  • Accueillir, renseigner et diriger les parents, enfants, partenaires et visiteurs vers la personne de référence;
  • Recevoir et traiter les appels entrants;
  • Gérer la boîte vocale de la réception;
  • Communiquer avec la clientèle pour la confirmation, la modification ou l’annulation de diverses rencontres;
  • Traiter les courriels reçus dans la boîte d’information;
  • Veiller à l’entretien de la zone de réception pendant et après le quart de travail (ex. : désinfecter les jouets, assurer la propreté des lieux, etc.);
  • Coordonner les examens médicaux (réservation de la plage horaire avec les requérant·e·s [policier·ière·s, Direction de la protection de la jeunesse (DPJ)), assurer les diverses communications et effectuer les suivis préalables requis.

Tâches administratives

  • Créer les dossiers vierges pour l’équipe clinique;
  • Coordonner la réservation des différentes salles (conférence, polyvalente, partenaires, traitement, etc.);
  • Tenir l’inventaire de la papeterie générale et des boissons (café, jus et eau) et procéder aux commandes des produits manquants;
  • Affranchir, poster et trier la correspondance et les colis;
  • Assurer le rangement des salles de traitement et de la salle de photocopie;
  • Procéder à la facturation mensuelle des rendez-vous cliniques à la Direction de l’indemnisation des victimes d’actes criminels (IVAC);
  • Tenir à jour les statistiques pertinentes (annulation de rencontres, présence des client·e·s et clinicien·ne·s, etc.);
  • Assurer l’organisation, l’exécution et le suivi de diverses activités techniques et administratives dont notamment :  des rapports, des prises de notes, de la saisie de données, des statistiques, des ordres du jour, des registres de procès-verbaux et des documents dans le cadre des réunions cliniques ou avec les partenaires ;
  • Assurer l’organisation, l’exécution et le suivi de diverses activités Offrir un soutien à la direction du centre, notamment; coordonner des rencontres, faire des inscriptions à l’agenda, rédiger et concevoir des documents, etc.;
  • Participer à la reddition de compte par la production de rapports;
  • Assurer l’intégrité des données par des vérifications dans les divers systèmes et bases de données;
  • Tenir à jour le registre clientèle;
  • Participer au processus de documentation des dossiers clients;
  • Effectuer divers suivis auprès du personnel membre de l’équipe clinique;
  • Apporter un support technique au personnel et aux partenaires présents au centre;
  • Effectuer la révision et rédaction de textes et des rapports selon les besoins exprimés.

Animation auprès des jeunes

  • Assurer une présence auprès des enfants, notamment par l’animation de jeux variés et adaptés à l’âge des enfants;
  • De façon sporadique, transmettre au personnel clinicien des observations sur le comportement des enfants et des parents lors de leur présence à la réception.

Tâches diverses

  • Voir aux besoins en matériel ou à son entretien pour l’usage de l’équipe clinique et de sa direction;
  • Coordonner et effectuer des suivis liés à divers projets en lien avec les opérations du centre;
  • Effectuer toute autre tâche liée au poste.

Le profil recherché doit répondre aux exigences suivantes :

Formation/Expérience/Certification

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou attestation d’études collégiales (AEC) en administration ou bureautique;
  • Expérience minimale de deux (2) à trois (3) ans dans un rôle similaire;
  • Expérience de travail pertinente au niveau exécutif (fort atout);
  • Expérience de travail requérant une interaction directe avec des enfants (atout important);
  • *** À noter que les candidatures étudiantes dans un domaine connexe aux activités de la Fondation seront considérées comme un atout;
  • Toute combinaison de formation et expérience sera considérée.

Connaissances

  • Excellente maîtrise de la langue française et très bonne connaissance de la langue anglaise (oral et écrit);
  • Très bonne maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et aisance avec les outils informatiques;
  • Familiarisation avec les principaux enjeux et des répercussions de la violence sexuelle envers les enfants, les adolescent·e·s et leur famille (atout).

Compétences et aptitudes requises

  • Aisance et facilité à entrer en relation avec les autres, tant auprès des enfants que des adultes
  • Sens de l’observation et créativité
  • Jugement
  • Éthique professionnelle
  • Contrôle de soi et gestion du stress
  • Professionnalisme
  • Écoute, diplomatie et empathie
  • Communication (orale et écrite)
  • Polyvalence
  • Sens de l’organisation et gestion des priorités
  • Esprit d’équipe et collaboration
  • Capacité d’adaptation
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
  • Autonomie et initiative
  • Orientation client

Les professionnel·le·s qui souhaitent faire une réelle différence dans la vie des enfants et des adolescent·e·s victimes de violence sexuelle ou des enfants ayant des comportements problématiques doivent soumettre leur candidature en faisant parvenir leur curriculum vitae et une lettre d’intention en toute confidentialité au plus tard le 3 décembre 2021 via le site web à l’adresse :  https://marie-vincent.org/fondation/equipe/joindre-lequipe/.

Seules les personnes retenues seront contactées.