Secrétaire Comptable

Poste de secrétaire-comptable

Centre de la petite enfance Le Ruche Magique

Poste permanent de 32 heures sur 4 jours

Le CPE La Ruche Magique opère 2 installations de 80 enfants et est situé à Boucherville. Sous la supervision des directrices adjointes, le CPE est à la recherche d’une secrétaire comptable pour assurer les responsabilités suivantes :

1)      Répondre au service à la clientèle 

Ø  Accueillir les visiteurs et les fournisseurs;

Ø  Assurer le service de messagerie interne, courrier postal, site internet et réseaux sociaux.

2)      Effectuer le travail général de secrétariat 

Ø  Faire du traitement de texte;

Ø  Rédiger des lettres et des documents;

Ø  Classer, photocopier et assembler des documents;

Ø  Faire des entrées de données;

Ø  Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers;

Ø  Produire les rapports liés aux activités des installations;

Ø  Conserver à jour les dossiers du personnel; 

Ø  S’assurer que tous les documents nécessaires à la constitution des dossiers des  enfants sont présents et les tenir à jour;

Ø  Voir à l’affichage des documents pertinents à la santé, la sécurité des enfants.

3)      Assister les directrices adjointes au  soutien administratif 

Ø  Effectuer les entrées de données des présences enfants ;

Ø  Produire des rapports d’absences des enfants;

Ø  Faire parvenir les fiches d’assiduité aux parent;

Ø  Préparer les états de compte des parents et en assurer le suivi;

Ø  Participer à la préparation des reçus fiscaux pour les parents (relevé 24) et faire l’envoi des relevés aux parents (envoi électronique);

Ø  S’assurer de l’exactitude des dossiers avant leur classement;

Ø  Afficher et voir à la mise à jour des protocoles pour les enfants allergiques;

Ø  Faire le suivi de l’occupation des places versus du seuil de performance;

Ø  Collaborer à la composition  des groupes d’enfants;

Ø  Préparer les documents  pour les nouveaux groupes;

Ø  Faire les appels pour combler les places auprès de la Place 0-5;

Ø  Assurer le suivi des politiques et procédures après entente avec la direction.

4)      Assister les directrices adjointes au soutien des ressources matérielles 

Ø  faire le lien avec les fournisseurs;

Ø  Recevoir les bons de commande;

Ø  Commander le matériel;

Ø  S’assurer de la réception du matériel;

Ø  S’assurer que les factures sont conformes aux bons de commande;

Ø  Préparer les paiements aux fournisseurs.

5)      Participer à la vie collective 

Ø  Participer aux activités organisées par La Ruche Magique;

Ø  Collaborer à la préparation des activités spéciales;

Ø  Faire la clinique de la pesée des enfants.

6)       Effectuer toute autre tâche connexe demandée par la directrice générale du CPE.

Vos qualifications et compétences :

r Diplôme d’études professionnelles (DEP) en  secrétariat, ou l’équivalent.

r Avoir de 1 à 3 ans d’expérience en secrétariat et en comptabilité.

r Être familier avec les outils de gestion informatisés, suite Word, Amisgest, Enfantin.

r Être en mesure de produire une attestation d’absences d’empêchement en lien avec l’emploi.

r Avoir une bonne maîtrise de la langue française orale et écrite.

r  Habileté à travailler en équipe, avoir de l’initiative, sens de l’organisation, bon jugement, facilité d’adaptation aux changements, faire preuve de discrétion et de diplomatie.

r En fonction de l’échelle salariale du ministère de la Famille : 16,93$ à 19,80$ - de l'heure selon l’expérience.

r Assurances collectives, régime de retraite, banque de congés.

Entrée en fonction : le 5 janvier  2021

Faire parvenir votre curriculum vitae et une  lettre de présentation  par courriel à ruche.magique@ruchemagique.com avant le 14 décembre 2020

*Seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront contactées