Secrétaire unité administrative (division du Greffe) - 2e concours

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  • Sainte-Anne-de-Bellevue,QC
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SOMMAIRE DE L'EMPLOI
Posté : 15 juin 2021
Date d'entrée en fonction : 05 juil. 2021
Heures par semaine : 35.00
Nbr de postes : 1
Horaire de travail : Temps plein
 Catégorie(s) :  Secrétaire juridique,
DESCRIPTION

Description de l'emploi:

Sous la responsabilité du greffier, la secrétaire unité administrative (division greffe), collabore étroitement avec ce dernier en fournissant un soutien technique, administratif et logistique.

·         Rédiger, concevoir et saisit à l’informatique, à partir de notes manuscrites ou autres, différents textes, documents, rapports, conventions, ententes, notes de service, correspondances diverses, permis, listes, formulaires;

·         Préparer l’ensemble de la documentation pour la tenue de séances du conseil : convocations aux réunions (ordre du jour), projets de résolution et de règlements, formulaires de demandes d’autorisation au conseil et en effectue le suivi : rédaction des procès-verbaux, des résolutions du conseil, correspondance de suivi aux Services de la Ville et à l’externe (avis publics);

·         Assurer le suivi des dossiers selon les échéanciers;

·         Recevoir les visiteurs et donne divers renseignements, par téléphone ou au comptoir, concernant les activités et les permis dont la responsabilité incombe au service et achemine les appels à la personne concernée ou prend les messages, s’il y a lieu;

·         Effectuer des recherches au registre foncier et autres banques de données;

·         Agir à titre de commissaire à l’assermentation;

·         Voir à la préparation, selon les directives et procédures établies, des procédures judiciaires et autres documents légaux;

·         Au besoin, assister à la personne responsable pour l’ouverture des soumissions et fait le suivi et saisit dans les bases de données appropriées, les données relatives aux appels d’offres et aux contrats de la Ville;

·         Exécuter du travail général de bureau, tel que : photocopies, ouverture de dossiers, archivage, classement, numérisation de documents, etc.
 

Exigences et profil recherché :

·         Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat;

·         Avoir un minimum de deux années d’expérience à titre de secrétaire au greffe d’une municipalité, dans un cabinet d’avocats ou de notaires;

·         Avoir de bonnes connaissances dans les processus d’adoption des règlements municipaux et dans la rédaction de procès-verbaux (atouts importants);

·         Avoir une très bonne maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office;

·         Avoir d’excellentes capacités rédactionnelles et un très bon français écrit et parlé et une bonne connaissance de l’anglais.

Horaire de travail :

Poste permanent, syndiqué, 35 heures par semaine du lundi au vendredi, possibilité de travailler les soirs selon les besoins du service.

Conditions salariales :

Le salaire et les avantages sociaux sont établis selon les dispositions de la convention collective en vigueur.

La réussite des tests de français, Excel et Word est une condition d’admissibilité.

Pour postuler :

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae et une lettre de présentation accompagnés des documents attestant que vous remplissez les exigences requises.

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Secrétaire unité administrative (division du Greffe) - 2e concours
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