Secrétaire

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SOMMAIRE DE L'EMPLOI
Posté : 16 nov. 2019
Date d'entrée en fonction : 09 déc. 2019
Salaire : selon expérience de 16,33$ à 19,50$ - de l'heure
Heures par semaine : 35.00
Nbr de postes : 1
Horaire de travail : permanent temps plein jour
DESCRIPTION

GIT Services-conseils en emploi est un organisme aux valeurs humaines établi depuis plus de 30 ans dans la région de Québec. Sa mission est d'offrir des services-conseils personnalisés, d'outiller et d'accompagner les personnes dans leurs démarches de recherche d'emploi et les employeurs dans leurs défis de gestion des ressources humaines.

Chez GIT, le personnel de soutien administratif :

-Est au coeur de l'action

-Offre un service personnalisé à la clientèle

-Démontre ses qualités d'accueil, d'écoute, d'analyse de besoins et de persuasion

-Représente l'organisation et contribue à l'atteinte des résultats

-Travaille en collaboration avec une équipe composée de 3 secrétaires, 12 conseillers, 1 adjointe de direction et 1 directrice générale

-Est impliqué dans les différentes activités La candidate ou le candidat devra principalement assumer des responsabilités liées à la saisie de données, au secrétariat, au service à la clientèle, à la promotion des services et à la gestion des rendez-vous. La personne pourrait aussi se voir attribuer des périodes d'accueil et de réception, de soutien informatique ou encore des tâches spécifiques, selon les activités et projets liés au développement de l'organisation.

Principales tâches et responsabilités :

-Effectuer la saisie de données dans différents logiciels

-Élaborer, mettre en page et corriger divers documents

-Accueillir les clients, déterminer les besoins et vérifier les critères d'admissibilité

-Promouvoir les services et effectuer la gestion des rendez-vous

-Apporter un soutien informatique aux clients au besoin

-Effectuer des remplacements à la réception

-Préparer des dossiers pour des activités et des ateliers et en assurer le suivi

-Gérer des listes d'inscriptions, produire des tableaux dans Excel et des présentations PowerPoint

-Procéder à la facturation et au paiement des services

-Collaborer sur demande à l'organisation d'activités et à la réalisation de projets

-Voir à l'inventaire et à l'achat des fournitures

-Veiller à l'affichage des babillards.-Une combinaison de formation et d’expérience pertinente sera également considérée

-Démontrer une très bonne maîtrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

-Aptitudes marquées en service à la clientèle et en promotion de services

-Posséder un excellent français, tant à l’oral qu’à l’écrit

-Connaissance de Mailchimp, de WordPress et des réseaux sociaux numériques (un atout)

-Capacité à travailler sous pression et dans des délais serrés

-Bon esprit de collaboration

-Autonomie, polyvalence, fiabilité et sens de l’organisation et de la planification

-Sens de l’éthique et de la confidentialité très développé

-Connaissance de l’anglais (un atout)

-Mobilité (Vanier et Sainte-Foy).-Emploi régulier à temps plein

-Horaire fixe de travail 35 heures par semaine, du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30 (mercredi soir à l’occasion)

-Horaire d’été du 24 juin jusqu’à la fête du Travail congé le vendredi après-midi

-Période de probation de 6 mois

-Stationnement gratuit

-Accès à un REER collectif sans contribution de l’employeur

-Programme d’assurance collective payé à 50 % par l’employeur après la période de probation

-Gamme complète de congés

-4 semaines de vacances après 1 an de service continu

-Formation continue

-Processus de gestion de la contribution annuelle

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