Secrétaire

Le Bureau du registraire est au coeur de la gestion des études universitaires à l'UQAT. Il gère l'admission, la reconnaissance des acquis, la gestion du dossier étudiant, l'émission des relevés de notes et la diplomation. De plus, il est responsable de l'application des règlements des études aux 1er, 2e et 3e cycles, ainsi que de fournir l'information relative à la poursuite des études aux étudiants et aux responsables des unités d'enseignement et de recherche, aux modules et aux directeurs de programmes concernés. Le Bureau du registraire est également responsable des autorisations d'études hors établissement et de toutes les demandes de documents. br Votre rôle br Cette personne exécute différentes tâches de secrétariat reliées aux activités et au bon fonctionnement de son service. Cette personne sera principalement affectée aux tâches de secrétariat en lien avec la gestion de la boîte courriel principale du bureau du registraire. br Vos responsabilités br • Saisir divers documents. Effectuer la mise en page de documents et en vérifier l'orthographe et la grammaire. Rédiger de la correspondance d'ordre courant;

br • Effectuer la saisie des données pour la mise à jour des systèmes informatisés. Produire des listes et des rapports;

br • Remplir les formulaires utilisés pour la gestion des activités du secteur et s'assurer de l'exactitude des données apparaissant sur les divers documents;

br • Participer à la bonne marche d'événements ponctuels ou spéciaux en assurant un support logistique et administratif pour les différentes étapes;

br • Recevoir, filtrer, diriger et faire des appels téléphoniques, noter et transmettre les messages;

br • Accueillir les visiteuses et les visiteurs, donner des informations générales concernant les politiques, les procédures et les normes en vigueur dans son secteur;

br • Effectuer différentes tâches de bureau telles que le tri et le classement, l'affichage, la réception-distribution, l'adressage-expédition du courrier, la photocopie et l'assemblage de documents;

br • Préparer, ternir à jour et classer les dossiers requis par le secteur et veille au respect des échéanciers et des directives et des procédures en vigueur;

br • Convoquer, au besoin, les participantes et les participants aux réunions. br Profil recherché br • Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat;

br • Cumuler six (6) mois d'expérience pertinente;

br • Maîtriser la suite Office;

br • Maîtriser le français oral et écrit;

br • Être disposée à apprendre de nouveaux logiciels spécifiques à la fonction;

br • Être rigoureux, organisé, discret, autonome et débrouillard;

br • Être axé sur le service à la clientèle et avoir de l'intérêt pour le travail d'équipe...