Emplois chez Ville de Sainte-Anne-de-Bellevue

Secrétaire d’unité administrative - Greffe

  • Ville de Sainte-Anne-de-Bellevue
  • Sainte-Anne-de-Bellevue,QC
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SOMMAIRE DE L'EMPLOI
Posté : 29 mai 2024
Date d'entrée en fonction : 02 juil. 2024
Salaire : 48 584$ par année
Heures par semaine : 35.00
Nbr de postes : 1
Horaire de travail : Permanent, Temps plein
 Catégorie(s) :  Secrétaire juridique,
DESCRIPTION

Nous sommes actuellement à la recherche d'un ou d'une secrétaire d’unité administrative pour le service du Greffe. Relevant de la Greffière, vous travaillerez sur une variété de dossiers, principalement en conformité légale. Vous aurez la responsabilité d’effectuer différentes tâches juridiques.

À QUOI RESSEMBLE VOTRE SEMAINE DE TRAVAIL                     

  • Fournir un soutien administratif à la greffière, notamment en la gestion de l’agenda et de la boîte de courriel;
  • Fixer les rendez-vous et les dates des réunions et des conférences de l'employeur;
  • Assurer le suivi et la gestion des dossiers courants du service du greffe et affaires juridiques : comme le suivi de séance du conseil municipal, mise à jour des règlements, suivi des dossiers de gestion contractuelle et d’assurances;
  • Rédiger, transcrire et vérifier diverses lettres, telles que des correspondances, mises en demeure et avis;
  • Exercer un suivi sur le cheminement des documents légaux et sur les échéances dans le respect des différentes lois applicables;
  • Participer aux opérations électorales, notamment au processus de division territoriale, ainsi qu’au processus électoral, en saisissant à l’informatique des données, en rédigeant divers textes, documents ou autres;
  • Procéder à l’ouverture et au suivi des dossiers à l’aide du logiciel de gestion;
  • Établir et tenir des systèmes de classement, selon les principes établis pour la gestion des documents et des procédures juridiques, et contrôler fréquemment la sécurité des documents confidentiels;
  • Guider, orienter et s’assurer que les autres employés utilisent adéquatement le logiciel de système de gestion informatisé de documents;
  • Assister, au besoin, la personne responsable pour l’ouverture des soumissions, faire le suivi et saisir dans les bases de données appropriées, les données relatives aux appels d’offres et aux contrats de la ville;
  • Planifier et coordonner les mariages civils;
  • Exécution de toutes autres tâches connexes.

Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de l’emploi identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

QUALIFICATION ET COMPÉTENCES POUR EXCELLER DANS LE RÔLE

  • Le candidat pour ce poste détient un diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat juridique; ou une attestation de spécialisation professionnelle (ASP)
  • Possède un minimum de trois (3) ans d’expérience pertinente reliée au domaine juridique;
  • Expérience dans le milieu municipal, un atout;
  • Parfaite maîtrise du français écrit et oral. L’anglais est un atout;
  • Réussir avec succès les tests grammaticaux reliés à l’emploi;
  • Avoir une bonne connaissance des outils informatiques de la Suite Office (Word, Excel, Outlook, etc.) et une facilité d'adaptation aux nouvelles technologies.

AS-TU LE PROFIL RECHERCHÉ?

  • Le candidat doit démontrer des habiletés professionnelles au point de vue de l’autonomie, du jugement, de l’initiative, du sens des responsabilités, de la discrétion et du travail d’équipe;
  • Capacités d’écoute et de communication;
  • Possède une bonne qualité de la relecture;
  • Capacité à résoudre des problèmes;
  • Haut degré d’intégrité et de confidentialité.

CE QUE NOUS OFFRONS

  • Type de poste : Syndiqué, temps plein, permanent, groupe 7, 35 heures par semaine;
  • Horaire de travail régulier. Congé les vendredis à partir de midi;
  • Programme d’aide aux employés (PAE);
  • Programme de formation et de développement;
  • Assurance collective.

Le salaire et les conditions de travail sont régis par la convention collective des salariés cols blancs de la Ville de Sainte-Anne-de-Bellevue présentement en vigueur.

RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

Si vous vous reconnaissez dans ce profil, faites parvenir votre curriculum vitae en français, mentionnant le titre du poste convoité avant le 21 juin 2024 à 16 h 00 en remplissant le formulaire ci-dessous.

Nous souscrivons au principe d’accès à l’égalité en emploi. L’utilisation du masculin dans le texte ne sert qu’à alléger la lecture. Nous remercions toutes les personnes qui postuleront, mais ne pourrons communiquer qu’avec celles retenues pour une entrevue téléphonique.

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