Emplois chez Fonds de recherche du Québec

Secrétaire principal(e)

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SOMMAIRE DE L'EMPLOI
Posté : 29 oct. 2019
Date d'entrée en fonction : 18 nov. 2019
Nbr de postes : 1
Horaire de travail : Permanent
DESCRIPTION

Catégorie :                              Emploi de soutien, non syndiqué, poste permanent

 

Exigences :                             Formation académique

·        Diplôme en secrétariat ou l’équivalent.

 Expérience préalable à l'emploi

·        Dix (10) années d’expérience ayant permis d’acquérir les connaissances et les habiletés requises par l’emploi.

Sommaire des fonctions :

Sous l’autorité du directeur scientifique du Fonds de recherche du Québec - Santé, le titulaire de ce poste assume les activités de secrétariat de la direction scientifique.

La personne titulaire de ce poste assiste le directeur ou la directrice scientifique dans l’accomplissement de son mandat, en assumant la coordination des activités de secrétariat de la direction scientifique et en assurant le lien avec les partenaires des divers ministères, des institutions et organismes provinciaux, nationaux et internationaux.

 

Tâches rattachées au poste :

 ·        Réalise les suivis nécessaires des diverses rencontres, réunions ou mandats du directeur scientifique ;

·        Tient l’agenda de son supérieur; prend les dispositions s’y rattachant; règle l’organisation matérielle de ses déplacements, en collaboration avec les autres secrétaires ;

·        Organise les conférences téléphoniques et les réunions; prépare les documents nécessaires aux rencontres; voit à la réservation de salles et d’équipements ;

·        Assure la réservation des salles de réunion de même que les commandes relatives aux repas associés aux réunions de travail ;

·        Peut être appelée à assurer un soutien logistique à la direction des programmes et à son

personnel ;

·        Participe à la préparation des réunions d’équipe; assiste aux rencontres et assure les suivis nécessaires liés à la direction scientifique et à la direction des programmes ;

·        Agit à titre de premier répondant en ce qui concerne les communications téléphoniques de la direction scientifique; achemine les appels aux personnes concernées; donne certains

renseignements ;

·        Assure la gestion de la correspondance courante de la direction scientifique et prépare des projets de lettres pour répondre, selon le cas ; 

·        Met en place des mécanismes de communication efficaces, tel le maintien de la qualité de la réception des appels avec une attitude et une philosophie « approche client » ;

·        Classe les dossiers selon le système de classement en vigueur au Fonds et tient à jour un système de classement de la correspondance ;

·        Coordonne les visites lors de tournées de consultation dans les universités et les autres organismes publics ou privés ;

·        Assure des relations courtoises avec tous les intervenants ;

·        Procède à la saisie, à la correction et à la révision de textes, de tableaux, de documents, de la correspondance et de rapports à l’aide des outils informatiques mis à sa disposition et s’assure que les correspondances urgentes reçoivent une attention immédiate ;

·        Réalise la mise à jour de la liste des contacts de la direction scientifique ;

·        Assure la qualité de la rédaction, de la composition de lettres, de rapports, etc. ;

·        Organise les déplacements du directeur scientifique et réalise les arrangements logistiques ;

·        Assume toute autre responsabilité nécessaire à l’accomplissement de ses fonctions ;

·        Effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur.

 

Autres exigences

·        Connaissance de logiciels tels que Microsoft Office, Outlook, Excel et PowerPoint, d’outils de navigation sur Internet et l’Intranet ;

·        Doit avoir une très bonne connaissance des langues française et anglaise (parlées et écrites) ;

·        Responsable, autonome, polyvalente, esprit d’équipe et d’initiative.

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