Technicien(ne) en administration-Profil secrétariat

Le CIUSSS de l'Est-de l'Île-de-Montréal regroupe l'Hôpital Maisonneuve-Rosemont, l'Hôpital Santa Cabrini, l'Institut Canadien-Polonais du Bien Être Inc., l'Institut universitaire en santé mentale de Montréal et les CSSS suivants: Lucille-Teasdale, Saint Léonard et Saint-Michel et de la Pointe-de l'Île. Le CIUSSS EIM exploite les missions suivantes: centre de santé et de services sociaux, centre hospitalier de soins généraux et spécialisés, centre hospitalier de soins psychiatriques (mission régionale) et centre d'hébergement de soins de longue durée.

Le CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal est présentement à la recherche de technicien(ne) en administration dynamiques dans le but de combler un poste permanent temps complet.

Description des responsabilités:

Personne qui assiste la directrice adjointe de la planification et de la performance financière, dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle accomplit des travaux de secrétariat de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies de tous les programmes reliés à la direction.

Elle est responsable du fonctionnement administratif de la direction  et voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle assure le suivi des décisions du directeur auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés.

Elle traite les requêtes acheminées à la directrice  et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle règle des situations problématiques. Elle détermine les actions à poser, informe la directrice adjointe ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi.

Elle est appelée à assister la directrice adjointe dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques.

Elle assure le contrôle de la qualité des documents et propose des moyens d’améliorer l’organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau

Ces fonctions peuvent aussi comprendre le fonctionnement administratif de la direction et des relations internes et externes de celle-ci:

• Planifier, gérer et fournit des services de soutien administratif et de liaison à la direction adjointe aux opérations financières (direction adjointe) ;
•  S’assurer du bon fonctionnement et à l’efficacité des activités de la direction adjointe ;
•  Apporter un appui dans la gestion concrète des éléments opérationnels de nature complexe et est responsable du suivi rigoureux des différents mandats et dossiers de la direction adjointe ;
• Assurer différents rôles dans la conception et la réalisation de diverses responsabilités du directeur/rice adjointe, notamment la liaison avec les différents comités et rencontres de services (gestion de l’agenda) ;
•  Assurer le suivi avec les différents services de la direction adjointe pour les documents de la salle de pilotage tactique DRF ;
•  Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et
• Coordonner la circulation des renseignements à l’interne avec d’autres services et organismes et assure les suivis;
•  Établir et maintenir à jour le système de classement des documents administratifs et assure l’application du calendrier de conservation des documents administratifs;

Exigences externes

Qualifications requises

• Doit détenir un diplôme de fin d’études collégiales (DEC) avec spécialisation en technique administrative, technique de bureautique ou dans une discipline appropriée d’une école reconnue par le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport. L'attestation d'études collégiales ainsi qu'un baccalauréat dans une discipline pertinente peuvent être considérés;
• Posséder un minimum d'expérience dans un poste comportant des responsabilités et fonctions similaires ;
• Maîtriser le français parlé et écrit (test niveau intermédiaire) ;
• Réussir les tests suivants : Test de connaissances en lien avec l'emploi et test de bureautiques (Word, Excel, français et vitesse au clavier et power point)

• Compétences requises

• Orientation vers les partenaires;
• Orientation vers l’amélioration continue;
• Capacité à œuvrer dans un contexte de transformation;
• Communication interpersonnelle;
• Respect de la confidentialité;
• Savoir gérer les priorités;
• Bonne gestion des priorités et grande capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Habileté à travailler en équipe et d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles; 
• Bonne capacité d’organisation.

Au CIUSSS de l’Est de l’Île de Montréal, nous sommes animés par des valeurs organisationnelles qui définissent notre philosophie de gestion et qui encadrent nos actions. Les valeurs qui nous unissent sont la collaboration, le professionnalisme, la qualité des soins et services, la communication et le respect.