Emplois chez Université de Montréal

Technicien / Technicienne en coordination du travail de bureau

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SOMMAIRE DE L'EMPLOI
Posté : 20 nov. 2020
Date d'entrée en fonction : 20 nov. 2020
Heures par semaine : 35.00
Nbr de postes : 2
Horaire de travail : Temps plein
DESCRIPTION

Technicien / Technicienne en coordination du travail de bureau

 

(1 poste) Faculté des arts et sciences (FAS) - École de psychoéducation (offre 513482)

Description du mandat

Réalise un ensemble de travaux administratifs et de support secrétarial afin de seconder l'équipe des communications – directrices et professionnels dans la réalisation de leur mandat. Voit au maintien et au suivi des opérations techniques et assure la bonne marche du bureau. Sera amené à effectuer les tâches spécifiques ci-dessous :

·       Gestion d'agenda

·       Gestion de la carrière professorale : préparation et suivi de toute la documentation concernant les embauches de professeurs et les promotions

·       Préparation de l’affichage des chargés de cours et des superviseurs de stages.  En collaboration avec la direction, attribution des charges de cours, communication avec les candidats, préparation des contrats dans Synchro, dossiers de probation

·       Rôle de secrétaire dans les assemblées départementales : convocation, rédaction de l’ordre du jour, rédaction du procès-verbal

·       Rôle de secrétaire dans les divers comités départementaux (COMET, COMETSUP, santé mentale, etc.) : convocation, rédaction de l’ordre du jour, rédaction du compte rendu

·       Classement et archivage de tous les documents pertinents à l’administration du département

·       Mise à jour du site Internet

·       Secrétaire de direction (gestion des appels téléphoniques, communications et documents officiels, etc.); soutien le directeur dans la planification de ses rendez-vous

·       Tri et distribution des demandes envoyées à info@psyced.umontreal.ca

 

(1 poste) Faculté des arts et sciences (FAS) – Criminologie (offre 515194)

Description du mandat

Réalise un ensemble de travaux administratifs et de support secrétarial afin de seconder des gestionnaires dans la réalisation de leur mandat. Voit au maintien et au suivi des opérations techniques et assure la bonne marche du bureau.

 

Principaux défis

·       Soutenir la Direction dans la gestion de la carrière professorale (ex. nouvelle embauche, promotions, maternité et retraite), le processus de recrutement des chargés de cours et des auxiliaires d’enseignement et la planification des charges d’enseignement.

·       Faire les contrats des chargés de cours, des auxiliaires d’enseignement (+250/an) et autres contrats ponctuels.

·       Lancer les concours de bourses offerts par l’École de criminologie et gérer le processus de soumission des candidatures (ex. réception des dossiers, transmission au comité, lettre aux récipiendaires).

·       Aider dans la gestion des rendez-vous, l’organisation des divers comités, soutenance et événements spéciaux.

·       Agir à titre de secrétaire pour les assemblées départementales et professorales.

·       Gérer les réservations des salles départementales (LocUM) et réserver des salles pour des événements.

·       Assurer une veille du site Web de l’École de criminologie et effectuer la mise à jour.

·       Responsable des clés et de l’archivage

 

Profil recherché

Scolarité: Diplôme d’études collégiales en techniques de comptabilité et de gestion ou technique de bureautique

Expérience: Deux (2) ans d'expérience

Autres :

Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage: Courrier électronique (70%),

Word (avancé) (70%), PowerPoint (70%).

Maîtrise de la langue française (65%)

Vitesse de saisie de données: 50 mots nets/minute

 

Information sur l'emploi

Période d’affichage: 13 au 1 décembre 2020 inclusivement

Échelle salariale: 23,59 $ à 30,78 $

Horaire de travail: Lundi au vendredi de 9h à 17h

Statut du poste: Régulier à temps complet

Date d’entrée en fonction: Dès que possible

 

Notre offre

·       Perspective de carrière diversifiée et intéressante

·       Programme complet d’avantages sociaux et régime de retraite

·       Politique avantageuse de vacances annuelles

·       Accès facile en transport collectif