Emplois chez Université de Montréal

Technicienne ou technicien en coordination du travail de bureau (offre 519619)

  • Université de Montréal
  • Montréal,QC
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SOMMAIRE DE L'EMPLOI
Posté : 11 mai 2022
Date d'entrée en fonction : 11 mai 2022
Salaire : 24,80 à 32,34$ de l'heure
Heures par semaine : 35.00
Nbr de postes : 1
Horaire de travail : Permanent,Temps plein
 Catégorie(s) :  Commis de bureau,
DESCRIPTION

Technicienne ou technicien en coordination du travail de bureau
Secrétariat général - Division des instances 

Le Secrétariat général regroupe les quatre divisions suivantes :

La Division des instances est responsable du fonctionnement des corps universitaires et d’un certain nombre de leurs comités. Elle veille au respect des processus de gouvernance de l'Université et encadre les processus de nomination du recteur et des doyens.


La Division de la conformité et de la gestion des risques accompagne de façon stratégique et tactique l’Université en matière de conformité, de gestion des risques et de prévention des risques de fraude. Elle s’assure de la conformité des unités aux politiques, règlements et lois en vigueur. De plus, elle accompagne le Conseil, la haute direction et les unités en matière de gestion des risques et de prévention de la fraude, dans le but de promouvoir une culture de conformité et d’éthique à l’Université de Montréal. Enfin, principal acteur de 2e ligne de maîtrise, la division joue un rôle de coordonnateur des différentes lignes de maîtrise existantes à l’Université.


La Division des affaires juridiques assiste la Direction de l'Université, les corps universitaires, les facultés, les départements et les services administratifs dans toute affaire à caractère juridique.
La Division de la gestion des documents et des archives veille à la saine gestion des documents administratifs de l’Université, à la diffusion de ses archives historiques et au suivi des demandes d'accès à l'information.

Les raisons pour lesquelles cet emploi est fait pour vous

  • Vous avez une passion pour la gestion des opérations administratives, financières et matérielles.
  • Votre excellent sens de l’organisation, votre rigueur et votre souci du détail vous distinguent.
  • Vous aimez travailler en équipe et possédez de fortes habiletés communicationnelles ainsi qu’un sens aiguisé du service à la clientèle.
  • Vous êtes créative ou créatif et êtes sans cesse à l’affût d’idées novatrices.
  • Vous avez envie de mettre vos compétences au service d’une organisation qui fait évoluer le savoir et offre un milieu de travail effervescent. 

Vos défis au quotidien

  • Coordonner les opérations administratives, financières ou matérielles qui vous sont confiées et participer aux différentes opérations facultaires relatives à la gestion des études et de la recherche.
  • Réaliser un ensemble de travaux administratifs et cléricaux afin de soutenir votre gestionnaire dans la réalisation de son mandat, incluant des tâches de mise en page, de rédaction, de création de contenu, de prise de note, de révision, de gestion d’agenda, de classement et d’archivage.
  • Assurer le suivi budgétaire, vérifier les écritures comptables et préparer les états de compte.
  • Collaborer à l’analyse des pratiques administratives et à l’émission de recommandations créatives afin de les bonifier ou les améliorer. Participer à la mise en place des nouvelles façons de faire. 
  • Veiller à l’organisation et au bon déroulement des rencontres virtuelles ou présentielles, incluant certaines activités spéciales (colloques, collation des grades), et gérer les horaires en fonctions des priorités et des urgences. Rédiger et diffuser les procès-verbaux. 
  • Accueillir, informer et accompagner les différents membres de la communauté facultaire et agir à titre de personne-ressource afin de fournir des réponses aux questions relatives aux politiques, règles, procédures de gestion et pratiques en vigueur dans votre secteur.
  • Collaborer à la réalisation de projets transversaux à titre d’expert(e) spécialisé(e).

Ce qu’il vous faut pour réussir dans ce rôle

  • Un diplôme d’études collégiales en comptabilité et gestion ou en bureautique
  • 2 années d’expérience
  • Une grande aisance avec les technologies et une excellente maîtrise de la suite Office et des outils collaboratifs Office 365
  • Une vitesse de frappe de 35 mots/minute
  • Une grande facilité à prioriser
  • Une volonté de rester à l’affût des dernières tendances et de renouveler ses pratiques

Notre promesse employeur

  • Un taux horaire entre 24,80 $ à 32,34 $ en fonction de votre expérience
  • Des perspectives de carrière diversifiées et intéressantes ainsi qu’une offre de formation continue 
  • Des jours de télétravail définis pour faciliter la conciliation travail-vie personnelle
  • L’accès aux cliniques et services offerts à la communauté de l’UdeM
  • Des heures de travail réduites pendant la période estivale et 22 jours de vacances après un an

Davantage d’information sur ce poste

  • Poste régulier à temps plein de 35 h par semaine selon un horaire de 9h à 17h